Audit ISO: cosa significa e come prepararsi

Un Audit ISO è un termine fondamentale che implica il controllo per garantire che si stia davvero facendo ciò che si dichiara di fare.

Durante l'audit ISO:

- Verificare che il quadro di amministrazione sia in coerenza con la normativa applicabile ISO standard.

- Verificare che le procedure adottate per raggiungere gli obiettivi di qualità sono adeguate.

- Controllare che qualsiasi Le questioni all'interno del quadro amministrativo sono state - Ricercare eventuali miglioramenti da apportare al sistema di gestione.

Un audit ISO è una valutazione periodica della conformità di un'organizzazione ai requisiti dell'Organizzazione internazionale per la standardizzazione (ISO). Lo scopo di un audit ISO è verificare che l'organizzazione segua gli standard e le procedure stabilite dall'ISO.

Gli audit possono essere condotti da revisori interni o esterni e sono in genere programmati una volta ogni tre anni. Tuttavia, le organizzazioni possono scegliere di sottoporsi a un audit più frequente se lo ritengono necessario.

Gli audit ISO sono generalmente suddivisi in due parti: un audit dei sistemi di gestione e un audit dei prodotti. L'audit dei sistemi di gestione valuta la conformità complessiva dell'organizzazione agli standard ISO, mentre l'audit di prodotto si concentra specificamente sui prodotti o servizi che l'organizzazione produce.

Prepararsi a un audit ISO può essere un compito scoraggiante, ma ci sono alcune cose che le organizzazioni possono fare per rendere il processo più agevole. In primo luogo, è importante familiarizzare con i requisiti degli standard ISO applicabili all'organizzazione. In secondo luogo, l'organizzazione deve sviluppare e implementare procedure per garantire la conformità a tali standard.

Infine, l'organizzazione deve selezionare un auditor competente ed esperto che sia in grado di valutare se l'organizzazione soddisfa o meno i requisiti degli standard ISO.

La definizione ISO di "audit" è:

"Un esame sistematico e indipendente per determinare se le attività di qualità e i relativi risultati sono conformi alle disposizioni pianificate e se tali disposizioni sono attuate in modo efficace e sono adatte a raggiungere gli obiettivi".

Esistono 3 tipi principali di Audit ISO :

Audit di prima parte - altrimenti chiamato un audit interno. Questi audit sono generalmente condotti all'interno dal vostro personale (che è preparato a completare le revisioni di gestione), oppure possono essere svolti da un'organizzazione esterna a vostro beneficio se non disponete di risorse sufficienti.

Audit di seconda parte - altrimenti chiamato audit del fornitore. Queste revisioni sono normalmente completate da revisori principali con la vostra organizzazione e hanno lo scopo di garantire che le organizzazioni che vi forniscono articoli/servizi facciano ciò che dichiarano di fare. Ancora una volta, queste revisioni possono essere completate da un'organizzazione esterna se non disponete di risorse interne.

Audit di terze parti - noto anche come revisione di conferma. Questi audit sono costantemente completati da un Auditor dell'organismo di certificazione. Questi audit servono per ottenere certificazione o accreditamento all'importante standard ISO da parte di un organismo di certificazione.

Gli audit possono (e a volte devono) essere diretto contro una qualsiasi delle norme ISO, compreso ISO 9001, ISO 14001, OH&S 18001, AS9100, ISO 13485, TS 16969, ISO 27001.

Un esempio di ciò si trova nella ISO 9001 alla clausola 8.2.2:

"L'organizzazione deve condurre audit interni a intervalli pianificati per determinare se il sistema di gestione per la qualità"

Come prepararsi all'audit ISO?

Ecco sei suggerimenti per mettere in soggezione l'auditor e acquisire la certificazione ISO al primo tentativo.

1. Essere preparati in tutto e per tutto

La certificazione ISO deve essere un processo organizzativo vivo, continuamente aggiornato e migliorato. Affinché ciò sia valido, è necessario istituire una orario per incarichi, audit interni e revisioni-e rispettarlo. La cosa più sbagliata che possiate fare è aspettare un mese prima della revisione e poi cercare di finire tutto in fretta.

2. Prendere veramente l'audit interno

L'esecuzione di un audit interno approfondito vi consentirà di individuare eventuali problemi di non congruenza prima che la revisione finale. Il audit interno può anche pianificare il personale per il processo di riunione finale di audit.

3. Attuare le attività correttive

È necessario adottare attività correttive per limitare i problemi intermittenti quando si manifestano. Un singolo evento di non conformità non comprometterà la vostra certificazione ISO, ma i problemi intermittenti richiedono attività correttive. Un problema importante riscontrato dall'ispettore potrebbe far slittare la vostra certificazione e farvi perdere tempo per mettere a punto una procedura per risolvere il problema nel modo più rapido possibile.

4. Non dimenticate la revisione della gestione

Il riesame della direzione esamina l'intero quadro di gestione della qualità. in ogni caso una volta all'anno. I vostri migliori supervisori dovrebbero essere coinvolti per esaminare la vostra gestione della qualità, gli obiettivi per l'anno successivo, le osservazioni dei clienti, i problemi di non conformità e le attività correttive, lo stato degli audit interni e qualsiasi progresso nelle procedure e nelle linee guida.

Il riesame della direzione deve essere attento, tutto intorno alla riunione riferita che porterà alla formazione di attività per determinare le questioni riconosciute durante l'incontro. Il riesame della direzione deve essere fatto con un buon anticipo rispetto al momento della revisione, in modo che i cambiamenti possano essere attualizzati.

5. Obiettivi di audit corretti 

I nuovi standard ISO prevedono requisiti più elevati per quanto riguarda l'impostazione, il controllo e la modifica di obiettivi. L'auditor spera di vedere che dopo un po' di tempo avete tenuto sotto controllo i vostri sviluppi nel raggiungimento degli obiettivi. Cercate di non esitare a modificare gli obiettivi in base alle richieste dell'azienda. In un periodo di crisi, ad esempio, è normale ridurre gli obiettivi per riflettere le mutate condizioni finanziarie.

6. Assicurarsi che tutto sia pulito

È essenziale assicurarsi che lo spazio di lavoro sia pulito e organizzato. I direttori dovrebbero effettuare una visita alla linea di produzione prima della revisione per assicurarsi che tutto sia al posto giusto.