Come prepararsi a un audit ISO 9001?

Audit ISO 9001

Essere sottoposti a un audit è già abbastanza scoraggiante per un'azienda che ha tutti i suoi sistemi a posto, nessuna traccia cartacea e nessuna preoccupazione per la qualità dei suoi prodotti e servizi. In breve, un'azienda che ha già raggiunto gli standard più elevati di Certificazione ISO 9001 è un candidato ideale per il processo di audit esterno di terza parte previsto dallo standard. Per altri, invece, la prospettiva di un audit è un vero e proprio incubo.

I principali operatori dello standard hanno un proprio modo di affrontare l'audit. Una società di servizi sarà probabilmente contattata dai clienti del suo cliente per condurre l'audit. L'azienda organizzerà l'audit secondo le sue procedure interne, che potrebbe imporre ai suoi clienti come parte dei loro impegni contrattuali. In questo modo, può mantenere il controllo sul processo e conservare la sua reputazione di qualità e integrità. L'azienda probabilmente insisterà anche affinché sia il suo personale a condurre l'audit.

Una società di ispezione probabilmente farà esattamente ciò che il suo nome suggerisce: organizzerà un'ispezione indipendente dei vostri locali e delle vostre operazioni. L'azienda può anche avere le proprie procedure interne, che possono essere imposte alle aziende di cui si occupa. ISO 9001 certificazione che sta ispezionando. Anch'essa sarà desiderosa di mantenere una reputazione di qualità e integrità. È improbabile che insista affinché il suo personale condurre l'audit ma opterà invece per terze parti, sulla cui indipendenza e integrità può fare affidamento.

Una società di certificazione probabilmente sceglierà anche di organizzare un'ispezione indipendente dei vostri locali e delle vostre attività. Può anche insistere che sia il suo personale a condurre l'ispezione. Sarà altrettanto desiderosa di promuovere una reputazione di qualità e integrità.

Anche le dimensioni e la natura della vostra azienda influiscono il tipo di audit che vi viene proposto. Una grande azienda multinazionale probabilmente opterà per i servizi di una società di ispezione; può aspettarsi di ricevere un team completo di revisori indipendenti che arriveranno in forze, con tutti i gadget e gli strumenti più recenti. Una piccola o media impresa, invece, cercherà una società di servizi che si occupi dell'audit. Probabilmente dovrà accontentarsi di uno spettacolo minore: uno o due revisori il cui arrivo potrebbe non essere annunciato.

Le revisioni contabili possono essere una prospettiva scoraggiante, soprattutto se non si sa bene cosa aspettarsi. Fortunatamente, ci sono alcune cose che si possono fare per prepararsi e far sì che l'esperienza si svolga nel modo più tranquillo possibile.

Ecco alcuni consigli su come prepararsi a un audit ISO 9001:

1. Conoscere i requisiti dentro e fuori. Conoscere bene tutti i requisiti dello standard, in modo da poter rispondere facilmente a qualsiasi domanda che si presenti durante l'audit.

2. Comprendere le procedure dell'organizzazione. Conoscere il funzionamento della propria organizzazione ed essere in grado di spiegare le proprie procedure all'auditor.

3. Essere pronti a rispondere alle domande sul vostro sistema di gestione della qualità. L'auditor vorrà sapere come funziona il sistema e quali sono i vantaggi per l'organizzazione.

4. Siate pronti a mostrare le prove. L'auditor chiederà probabilmente di vedere esempi del vostro sistema di gestione della qualità in azione. Assicuratevi di avere a portata di mano molta documentazione a sostegno delle vostre affermazioni.

5. Avere un atteggiamento positivo. Mostrate all'auditor che siete aperti al feedback e disposti ad apportare miglioramenti al vostro sistema.

Seguendo questi consigli, potrete assicurarvi che l'audit ISO 9001 si svolga senza intoppi e che siate preparati a qualsiasi evenienza. Con un po' di preparazione, potrete rendere l'esperienza molto meno stressante e più produttiva.

Il costo di un audit è probabile che vari anche in base alla complessità della vostra attività e alle dimensioni e allo status della vostra organizzazione. Una società di servizi può chiedere circa $10.000 per una valutazione completa in un unico punto o $15.000 per una valutazione interna; un organismo di certificazione multinazionale ha chiesto fino a $200.000 per il suo ultimo ISO 9001 Pacchetto di audit interno che copre migliaia di voci distribuite su decine di unità aziendali in tutto il mondo.

Dopo l'audit, la vostra azienda ricevere una relazione e un certificato. Ogni revisore ha il proprio stile. Alcuni saranno brevi e vi daranno una copia del rapporto sul posto e vi consegneranno il certificato alla fine dell'incontro; altri vorranno darvi molte opportunità di fare domande prima di rilasciarli entrambi.

Un ultimo punto: sebbene la maggior parte degli auditor conosca a fondo la ISO 9001, potrebbero non far capire di conoscerla, nel caso in cui ciò vi pregiudichi. Chiedete direttamente a loro la conoscenza della norma, oppure andate sul sicuro chiedendo un Auditor ISO 9001 per condurre l'audit.