Wie bereitet man sich auf ein ISO 9001-Audit vor?

ISO 9001-Audit

Eine Prüfung ist für ein Unternehmen, das über alle Systeme verfügt, keine Papierwege hat und sich keine Sorgen um die Qualität seiner Produkte und Dienstleistungen machen muss, schon beängstigend genug. Kurz gesagt, ein Unternehmen, das bereits die höchsten Standards der ISO 9001-Zertifizierung ist ein idealer Kandidat für das externe Auditverfahren der Norm. Für andere hingegen ist die Aussicht auf ein Audit ein Albtraum.

Führende Praktiker der Norm haben ihre eigene Art, an ein Audit heranzugehen. Ein Dienstleistungsunternehmen wird wahrscheinlich von den Kunden seines Kunden mit der Durchführung des Audits beauftragt. Das Unternehmen wird das Audit nach seinen internen Verfahren organisieren, die es seinen Kunden als Teil ihrer vertraglichen Verpflichtungen auferlegen kann. Auf diese Weise kann es die Kontrolle über den Prozess behalten und seinen Ruf für Qualität und Integrität aufrechterhalten. Das Unternehmen wird wahrscheinlich auch darauf bestehen, dass seine Mitarbeiter das Audit durchführen.

Ein Inspektionsunternehmen wird wahrscheinlich genau das tun, was sein Name vermuten lässt: Es wird eine unabhängige Inspektion Ihrer Räumlichkeiten und Ihrer Tätigkeit durchführen. Das Unternehmen kann durchaus seine eigenen internen Verfahren haben, die den Unternehmen auferlegt werden können, deren ISO 9001 Zertifizierung, die sie prüft. Auch sie wird bestrebt sein, einen guten Ruf für Qualität und Integrität zu wahren. Es ist unwahrscheinlich, dass sie darauf bestehen wird, dass ihr Personal die Prüfung durchführen Sie wird sich stattdessen für Dritte entscheiden, auf deren Unabhängigkeit und Integrität sie sich verlassen kann.

Ein Zertifizierungsunternehmen wird sich wahrscheinlich auch dafür entscheiden, eine unabhängige Inspektion Ihrer Geschäftsräume und -abläufe zu veranlassen. Sie kann durchaus darauf bestehen, dass ihr Personal die Inspektion durchführt. Es wird ebenso bestrebt sein, einen guten Ruf für Qualität und Integrität zu fördern.

Die Größe und die Art Ihres Unternehmens werden ebenfalls Einfluss haben die Art der Prüfung, die Ihnen angeboten wird. Ein großes, multinationales Unternehmen wird sich wahrscheinlich für die Dienste eines Inspektionsunternehmens entscheiden; es kann damit rechnen, ein komplettes Team unabhängiger Prüfer zu erhalten, das mit den neuesten Geräten und Instrumenten ausgestattet ist. Ein kleines oder mittelgroßes Unternehmen hingegen wird sich für ein Dienstleistungsunternehmen entscheiden, das die Prüfung durchführt. Es wird sich wahrscheinlich mit einem oder zwei Prüfern begnügen müssen, deren Ankunft möglicherweise nicht angekündigt wird.

Prüfungen können eine beängstigende Aussicht sein, vor allem, wenn Sie nicht wissen, was Sie erwartet. Zum Glück gibt es einige Dinge, die Sie tun können, um sich vorzubereiten und den Ablauf so reibungslos wie möglich zu gestalten.

Im Folgenden finden Sie einige Tipps zur Vorbereitung auf ein ISO 9001-Audit:

1. Sie kennen die Anforderungen in- und auswendig. Machen Sie sich mit allen Anforderungen der Norm vertraut, damit Sie alle Fragen, die während des Audits auftauchen, leicht beantworten können.

2. Verstehen Sie die Abläufe in Ihrem Unternehmen. Sie sollten wissen, wie Ihre Organisation arbeitet, und in der Lage sein, dem Prüfer ihre Verfahren zu erklären.

3. Seien Sie bereit, Fragen zu beantworten über Ihr Qualitätsmanagementsystem. Der Prüfer wird wissen wollen, wie Ihr System funktioniert und welchen Nutzen es für Ihr Unternehmen hat.

4. Seien Sie darauf vorbereitet, Beweise vorzulegen. Der Prüfer wird wahrscheinlich Beispiele für Ihr Qualitätsmanagementsystem in Aktion sehen wollen. Stellen Sie sicher, dass Sie genügend Unterlagen bereithalten, um Ihre Ansprüche zu belegen.

5. Haben Sie eine positive Einstellung. Zeigen Sie dem Prüfer, dass Sie offen für Feedback sind und bereit, Ihr System zu verbessern.

Wenn Sie diese Tipps befolgen, können Sie sicherstellen, dass Ihr ISO 9001-Audit reibungslos abläuft und dass Sie auf alles vorbereitet sind, was auftaucht. Mit ein wenig Vorbereitung können Sie die Erfahrung viel stressfreier und produktiver gestalten.

Die Kosten einer Prüfung variiert wahrscheinlich auch je nach Komplexität Ihres Unternehmens und der Größe und dem Status Ihrer Organisation. Ein Dienstleistungsunternehmen kann etwa $10.000 für eine umfassende Ein-Punkt-Bewertung oder $15.000 für eine interne Bewertung verlangen; eine multinationale Zertifizierungsstelle verlangt bis zu $200.000 für ihre letzte ISO 9001 Internes Audit-Paket mit Tausenden von Posten, verteilt auf Dutzende von Geschäftseinheiten weltweit.

Nach der Prüfung, Ihr Unternehmen wird einen Bericht und ein Zertifikat erhalten. Jeder Prüfer hat seinen eigenen Stil. Einige werden sich kurz fassen, Ihnen an Ort und Stelle eine Kopie des Berichts aushändigen und Ihnen am Ende der Sitzung Ihre Bescheinigung aushändigen; andere werden Ihnen ausreichend Gelegenheit geben, Fragen zu stellen, bevor sie beides ausstellen.

Ein letzter Punkt: Obwohl die meisten Auditoren mit der ISO 9001-Norm bestens vertraut sind, geben sie dies vielleicht nicht zu erkennen, um Sie nicht zu benachteiligen. Fragen Sie sie direkt nach ihren Kenntnissen über die Norm, oder gehen Sie auf Nummer sicher, indem Sie um eine ISO 9001-Auditor zur Durchführung Ihres Audits.