Vad är QMS? Varför bör företag införa det? Hur kan ett företag få ISO 9001-certifiering? Detta är viktiga saker som organisationer bör veta.

I denna artikel beskrivs de grundläggande aspekterna av IS0 9001, t.ex. hur man upprättar ett kvalitetsledningssystem och vilka fördelar som finns med att ISO 9001.

Introduktion till ISO 9001

ISO 9001 är en internationell standard som fastställer kraven och de bästa processerna för ett kvalitetsledningssystem för att hjälpa organisationer att uppnå förbättrad operativ effektivitet och nöjda kunder.

Över en miljon organisationer inom alla branscher använder ISO 9001:2015, som är den senaste versionen av standarden.

Att vara ISO 9001-certifierad innebär att en organisation har kapacitet att konsekvent producera varor och tjänster som uppfyller eller överträffar kundernas och myndigheternas förväntningar.

Utveckling av ett kvalitetsledningssystem (QMS))

A Quality Management System is a documented structure that outlines the practices and responsibilities for achieving an organization?s quality objectives and continuous improvement. It should be internally designed and tailored to the organization’s goals and client needs.

The International Organization for Standardization (ISO) suggests that an effective QMS should be generated to achieve the following seven quality management principles:

1. Kundfokus

Understanding and taking action on customers’ needs contribute to an organization’s success. As a result, clients are retained and new customers get attracted. Organizations must strive to exceed customer expectations by connecting their objectives to customers’ needs to enhance repeat business and customer base.

2. Ledarskap

En organisation måste skapa en intern miljö där de anställda och ledningen förenas för att uppnå mål, syfte och inriktning. Detta uppmuntrar till ett engagemang för kvalitetstjänster i hela företaget.

Leaders at all levels initiate and sustain shared values to develop their organization’s ability to deliver desired results. They must enable employees to be aligned with the organization’s policies, strategies, resources, and processes.

3. Engagemang av människor

Involving people at all levels aids in managing an organization effectively. Recognizing employees’ individual creativity and contribution leads to an empowered workforce, which allows an organization to accomplish tasks properly.

Genom att bygga upp en kultur av tillit och samarbete är de anställda öppna för att dela erfarenheter och diskutera idéer. Detta gör det möjligt för alla inblandade att ta initiativ och bli produktiva människor.

4. Processmetod

En organisation måste ha välförstådda interna processer för att förbättra effektiviteten. De önskade resultaten kan uppnås när aktiviteter och resurser hanteras effektivt som en sammanhängande process. Ett sammanhängande system gör det möjligt för en organisation att minska tvärfunktionella hinder och optimera sin totala prestation.

5. Förbättring

There should be a proactive approach to welcoming improvement and adapting to changing conditions. An organization’s openness to improvement lets them maintain current levels of performance while being able to work on new opportunities.

Förbättring är en viktig lektion för att driva innovation och kontinuerligt utbilda människor. Det säkerställer att de anställda är kompetenta för att framgångsrikt utföra sina uppgifter.

6. Evidensbaserat beslut tillverkning av

Beslutsfattarna måste först kunna analysera data och fastställa kvalitetsmått. När korrekt och tillförlitlig information används som grund kan organisationer ha större förtroende för att göra objektiva val.

Decision-making also involves taking action based on evidence– including past decisions, data, and opinions– to interpret cause-and-effect situations and potential consequences.

7. Förhållandehantering

An organization must effectively manage its relationships with key stakeholders, clients, partners, suppliers, resellers through their expertise and resources. This leads to a well-managed supply chain that maintains the flow of products and services. Sustained success is driven by an organization’s capacity to create value for all affected parties by sharing information and resources.

However, keep in mind that a documented Quality Management System does not have to be certified nor uniformed with ISO 9001 to attain a company?s improvement and quality goals. For this reason, organizations should look into the benefits and setbacks of going through an ISO 9001 certification process.

Fem huvudsakliga fördelar med ett ISO 9001-certifierat kvalitetsledningssystem

Att få en ISO 9001-certifiering kan vara en stor investering i tid och resurser. Organisationer som är ISO 9001-certifierade har ofta en konkurrensfördel inom sina branscher.

1. Förbättrad kvalitet på varor och tjänster

An independent third party auditing body assures an organization’s processes are well scrutinized. ISO 9001-certifiering kräver att man utvärderar de processer som är involverade i tillhandahållandet av produkter och tjänster, vilket gör det möjligt för organisationer att ta kontroll och säkerställa en jämn kvalitet på erbjudandet.

2. Öka den totala kundnöjdheten

An organization’s ISO 9001 certified QMS guarantees great quality products and services. This assurance leads to customer satisfaction and the attraction of new clients.

3. Möta kraven från potentiella affärspartner

Vissa leverantörer, som troligen själva är ISO 9001-certifierade, kräver ISO 9001-certifiering innan de kan inleda kontakter med eventuella affärspartner. Att bli certifierad innebär att man uppfyller ISO 9001-kraven, vilket lockar till sig fler affärspartner. Detta ger din organisation chansen att expandera till större marknader.

4. Engagemang i ledarskapet

Leaders must be proactive and involved in improving their organization’s quality and processes. It is the goal of ISO 9001:2015 to create leaders who are enterprising and systematic.

5. Elevate an Organization’s Culture

Genom att fastställa tydliga förväntningar, roller, mål och riktlinjer för företaget uppmuntras personalen att prestera bättre och vara mer professionell på jobbet.

Hur kan en organisation uppnå ISO 9001-certifiering?

Här är sex steg som hjälper dig att bygga upp ett kvalitetsledningssystem och bli ISO 9001-certifierad:

1. Få stöd

Gather your employees and ensure there’s an agreement at both management and staff levels on implementing a QMS. The key is to clearly explain the purpose of the Quality Management System and the certification benefits. All employees should understand the objectives, such as customer satisfaction, improving overall efficiency, and the opportunity to enter new markets.

2. Utarbeta en projektplan

En analys av bristerna är nödvändig för att kontrollera i vilken utsträckning en organisation redan uppfyller kraven. Krav på ISO 9001. För att genomföra en analys av bristerna krävs en checklista för att avgöra var tyngdpunkten av dina genomförandeinsatser bör ligga. Att identifiera luckorna hjälper dig att förbereda och genomföra en projektplan med viktiga tidsramar, ansvarsområden, parter och resultat.

3. Förbered nödvändiga dokument

Den bör innehålla all dokumentationsinformation och alla register, t.ex. QMS:s omfattning, organisationsschema, granskning av produkter och tjänster, processbeskrivningar och strategiska planer. Din organisation kan sedan utarbeta en kvalitetspolicy som är anpassad till ISO 9001:2015-standarderna.

4. Genomförande

The awareness of your employees in implementing your ISO-aligned QMS is crucial. Ensure that it is clear to the staff why there’s a need for a Quality Management System and how ISO 9001:2015-certifiering kommer att gynna alla.

5. Genomföra en internrevision

Interna revisioner kan bedöma om det införda kvalitetsledningssystemet är effektivt och om kvalitetsmålen uppnås. Ett digitalt revisionsprogram kan användas för att samla in information som kan bidra till att upprätthålla efterlevnaden av det införda kvalitetsstyrningssystemet.

6. Bli certifierad

Anlita ett trovärdigt oberoende certifieringsorgan för att besöka och utföra revisioner på plats. Certifieringsorganet kommer att avgöra om ditt företag kan bli ISO 9001:2015-certifierat.

ISO 9001-certifiering kan vara ett utmärkt sätt att förbättra kvaliteten på dina produkter och tjänster. Det kan också hjälpa dig att bli effektivare och mer organiserad samt förbättra kundnöjdheten. För att uppnå ISO 9001-certifiering måste du följa ett antal steg. Här är tio enkla steg som hjälper dig på vägen:

1. Förstå vad ISO 9001 är och vad den omfattar.

2. Bestäm om din organisation är redo för certifiering.

3. Välj en registrator eller ett certifieringsorgan.

4. Skaffa ett exemplar av ISO 9001-standarden.

5. Gå igenom kraven i standarden och utveckla ditt kvalitetsledningssystem (QMS) i enlighet med dem.

6. Utbilda dina anställda i QMS-kraven.

7. Implementera QMS i din organisation.

8. Genomföra interna revisioner för att se till att kraven i QMS uppfylls.

9. Lämna in en ansökan till registratorn eller certifieringsorganet tillsammans med all nödvändig dokumentation och avgifter.

10 . När du väl är certifierad ska du marknadsföra din nya ISO 9001-status till kunder och andra intressenter.

Genom att följa dessa enkla steg kan din organisation bli ISO 9001-certifierad och förbättra sitt övergripande kvalitetsledningssystem. Genom att införa ett kvalitetsledningssystem enligt ISO 9001 kan du effektivisera processerna, förbättra kundtillfredsställelsen och uppnå större effektivitet i din verksamhet.

Om du är intresserad av att lära dig mer om hur du kan införa ett kvalitetsledningssystem enligt ISO 9001 eller få en certifiering, kontakta en kvalificerad konsult redan idag. De kan ge dig den vägledning och det stöd du behöver för att lyckas.

Som du ser kan företag av alla storlekar dra nytta av en ISO 9001:2015-certifiering både operativt och ekonomiskt. Använd den här checklistan när du skapar ett kvalitetsledningssystem och för att vägleda dig på din väg mot att bli en globalt erkänd organisation.