Vad är QMS? Varför bör företag införa det? Hur kan ett företag få ISO 9001-certifiering? Detta är viktiga saker som organisationer bör veta.

I denna artikel beskrivs de grundläggande aspekterna av IS0 9001, t.ex. hur man upprättar ett kvalitetsledningssystem och vilka fördelar som finns med att ISO 9001.

Introduktion till ISO 9001

ISO 9001 är en internationell standard som fastställer kraven och de bästa processerna för ett kvalitetsledningssystem för att hjälpa organisationer att uppnå förbättrad operativ effektivitet och nöjda kunder.

Över en miljon organisationer inom alla branscher använder ISO 9001:2015, som är den senaste versionen av standarden.

Att vara ISO 9001-certifierad innebär att en organisation har kapacitet att konsekvent producera varor och tjänster som uppfyller eller överträffar kundernas och myndigheternas förväntningar.

Utveckling av ett kvalitetsledningssystem (QMS))

Ett kvalitetsledningssystem är en dokumenterad struktur som beskriver rutiner och ansvar för att uppnå organisationens kvalitetsmål och ständiga förbättringar. Det bör utformas internt och anpassas till organisationens mål och kundernas behov.

Internationella standardiseringsorganisationen (ISO) föreslår att ett effektivt kvalitetsstyrningssystem bör skapas för att uppnå följande sju principer för kvalitetsstyrning:

1. Kundfokus

Att förstå och vidta åtgärder för kundernas behov bidrar till en organisations framgång. Som ett resultat behålls kunder och nya kunder attraheras. Organisationer måste sträva efter att överträffa kundernas förväntningar genom att koppla sina mål till kundernas behov för att förbättra återkommande affärer och kundbas.

2. Ledarskap

En organisation måste skapa en intern miljö där de anställda och ledningen förenas för att uppnå mål, syfte och inriktning. Detta uppmuntrar till ett engagemang för kvalitetstjänster i hela företaget.

Ledare på alla nivåer skapar och upprätthåller gemensamma värderingar för att utveckla organisationens förmåga att leverera önskade resultat. De måste göra det möjligt för de anställda att anpassa sig till organisationens politik, strategier, resurser och processer.

3. Engagemang av människor

Att involvera människor på alla nivåer bidrar till att leda en organisation på ett effektivt sätt. Att erkänna de anställdas individuella kreativitet och bidrag leder till en stärkt arbetsstyrka, vilket gör det möjligt för en organisation att utföra sina uppgifter på rätt sätt.

Genom att bygga upp en kultur av tillit och samarbete är de anställda öppna för att dela erfarenheter och diskutera idéer. Detta gör det möjligt för alla inblandade att ta initiativ och bli produktiva människor.

4. Processmetod

En organisation måste ha välförstådda interna processer för att förbättra effektiviteten. De önskade resultaten kan uppnås när aktiviteter och resurser hanteras effektivt som en sammanhängande process. Ett sammanhängande system gör det möjligt för en organisation att minska tvärfunktionella hinder och optimera sin totala prestation.

5. Förbättring

Det bör finnas en proaktiv strategi för att välkomna förbättringar och anpassa sig till förändrade förhållanden. Om en organisation är öppen för förbättringar kan den bibehålla sina nuvarande resultatnivåer samtidigt som den kan arbeta med nya möjligheter.

Förbättring är en viktig lektion för att driva innovation och kontinuerligt utbilda människor. Det säkerställer att de anställda är kompetenta för att framgångsrikt utföra sina uppgifter.

6. Evidensbaserat beslut tillverkning av

Beslutsfattarna måste först kunna analysera data och fastställa kvalitetsmått. När korrekt och tillförlitlig information används som grund kan organisationer ha större förtroende för att göra objektiva val.

Beslutsfattande innebär också att man vidtar åtgärder baserade på bevis – inklusive tidigare beslut, data och åsikter – för att tolka orsak-och-verkan situationer och potentiella konsekvenser.

7. Förhållandehantering

En organisation måste effektivt hantera sina relationer med viktiga intressenter, kunder, partners, leverantörer och återförsäljare genom deras expertis och resurser. Detta leder till en välskött försörjningskedja som upprätthåller flödet av produkter och tjänster. Hållbar framgång drivs av en organisations förmåga att skapa värde för alla berörda parter genom att dela information och resurser.

Tänk dock på att ett dokumenterat kvalitetsledningssystem inte behöver vara certifierat eller överensstämma med ISO 9001 för att uppnå företagets förbättrings- och kvalitetsmål. Av denna anledning bör organisationer undersöka fördelarna och nackdelarna med att genomgå en ISO 9001-certifieringsprocess.

Fem huvudsakliga fördelar med ett ISO 9001-certifierat kvalitetsledningssystem

Att få en ISO 9001-certifiering kan vara en stor investering i tid och resurser. Organisationer som är ISO 9001-certifierade har ofta en konkurrensfördel inom sina branscher.

1. Förbättrad kvalitet på varor och tjänster

Ett oberoende revisionsorgan från tredje part säkerställer att en organisations processer är väl granskade. ISO 9001-certifiering kräver att man utvärderar de processer som är involverade i tillhandahållandet av produkter och tjänster, vilket gör det möjligt för organisationer att ta kontroll och säkerställa en jämn kvalitet på erbjudandet.

2. Öka den totala kundnöjdheten

En organisations ISO 9001-certifierade QMS garanterar högkvalitativa produkter och tjänster. Denna garanti leder till nöjda kunder och till att nya kunder attraheras.

3. Möta kraven från potentiella affärspartner

Vissa leverantörer, som troligen själva är ISO 9001-certifierade, kräver ISO 9001-certifiering innan de kan inleda kontakter med eventuella affärspartner. Att bli certifierad innebär att man uppfyller ISO 9001-kraven, vilket lockar till sig fler affärspartner. Detta ger din organisation chansen att expandera till större marknader.

4. Engagemang i ledarskapet

Ledare måste vara proaktiva och engagerade i att förbättra organisationens kvalitet och processer. Målet med ISO 9001:2015 är att skapa ledare som är företagsamma och systematiska.

5. Lyft upp en organisations kultur

Genom att fastställa tydliga förväntningar, roller, mål och riktlinjer för företaget uppmuntras personalen att prestera bättre och vara mer professionell på jobbet.

Hur kan en organisation uppnå ISO 9001-certifiering?

Här är sex steg som hjälper dig att bygga upp ett kvalitetsledningssystem och bli ISO 9001-certifierad:

1. Få stöd

Samla dina anställda och se till att både ledningen och personalen är överens om att införa ett QMS. Nyckeln är att tydligt förklara syftet med kvalitetsledningssystemet och fördelarna med certifieringen. Alla anställda bör förstå målen, t.ex. kundnöjdhet, förbättrad övergripande effektivitet och möjlighet att ta sig in på nya marknader.

2. Utarbeta en projektplan

En analys av bristerna är nödvändig för att kontrollera i vilken utsträckning en organisation redan uppfyller kraven. Krav på ISO 9001. För att genomföra en analys av bristerna krävs en checklista för att avgöra var tyngdpunkten av dina genomförandeinsatser bör ligga. Att identifiera luckorna hjälper dig att förbereda och genomföra en projektplan med viktiga tidsramar, ansvarsområden, parter och resultat.

3. Förbered nödvändiga dokument

Den bör innehålla all dokumentationsinformation och alla register, t.ex. QMS:s omfattning, organisationsschema, granskning av produkter och tjänster, processbeskrivningar och strategiska planer. Din organisation kan sedan utarbeta en kvalitetspolicy som är anpassad till ISO 9001:2015-standarderna.

4. Genomförande

Det är viktigt att dina anställda är medvetna om hur ditt ISO-anpassade kvalitetsledningssystem genomförs. Se till att det är tydligt för personalen varför det finns ett behov av ett kvalitetsledningssystem och hur det ska fungera. ISO 9001:2015-certifiering kommer att gynna alla.

5. Genomföra en internrevision

Interna revisioner kan bedöma om det införda kvalitetsledningssystemet är effektivt och om kvalitetsmålen uppnås. Ett digitalt revisionsprogram kan användas för att samla in information som kan bidra till att upprätthålla efterlevnaden av det införda kvalitetsstyrningssystemet.

6. Bli certifierad

Anlita ett trovärdigt oberoende certifieringsorgan för att besöka och utföra revisioner på plats. Certifieringsorganet kommer att avgöra om ditt företag kan bli ISO 9001:2015-certifierat.

ISO 9001-certifiering kan vara ett utmärkt sätt att förbättra kvaliteten på dina produkter och tjänster. Det kan också hjälpa dig att bli effektivare och mer organiserad samt förbättra kundnöjdheten. För att uppnå ISO 9001-certifiering måste du följa ett antal steg. Här är tio enkla steg som hjälper dig på vägen:

1. Förstå vad ISO 9001 är och vad den omfattar.

2. Bestäm om din organisation är redo för certifiering.

3. Välj en registrator eller ett certifieringsorgan.

4. Skaffa ett exemplar av ISO 9001-standarden.

5. Gå igenom kraven i standarden och utveckla ditt kvalitetsledningssystem (QMS) i enlighet med dem.

6. Utbilda dina anställda i QMS-kraven.

7. Implementera QMS i din organisation.

8. Genomföra interna revisioner för att se till att kraven i QMS uppfylls.

9. Lämna in en ansökan till registratorn eller certifieringsorganet tillsammans med all nödvändig dokumentation och avgifter.

10 . När du väl är certifierad ska du marknadsföra din nya ISO 9001-status till kunder och andra intressenter.

Genom att följa dessa enkla steg kan din organisation bli ISO 9001-certifierad och förbättra sitt övergripande kvalitetsledningssystem. Genom att införa ett kvalitetsledningssystem enligt ISO 9001 kan du effektivisera processerna, förbättra kundtillfredsställelsen och uppnå större effektivitet i din verksamhet.

Om du är intresserad av att lära dig mer om hur du kan införa ett kvalitetsledningssystem enligt ISO 9001 eller få en certifiering, kontakta en kvalificerad konsult redan idag. De kan ge dig den vägledning och det stöd du behöver för att lyckas.

Som du ser kan företag av alla storlekar dra nytta av en ISO 9001:2015-certifiering både operativt och ekonomiskt. Använd den här checklistan när du skapar ett kvalitetsledningssystem och för att vägleda dig på din väg mot att bli en globalt erkänd organisation.