Um Guia para principiantes da ISO 9001

O que é QMS? Porque devem as empresas implementá-lo? Como pode uma empresa obter a certificação ISO 9001? Estas são coisas importantes que as organizações devem saber.

Este artigo detalha os aspectos básicos da IS0 9001, tais como o estabelecimento de um Sistema de Gestão da Qualidade e os benefícios de ISO 9001.

Introdução à ISO 9001

ISO 9001 é a norma internacional que estabelece os requisitos e os melhores processos para um Sistema de Gestão da Qualidade para ajudar as organizações a alcançar uma maior eficiência operacional e satisfação do cliente.

Mais de um milhão de organizações em todas as indústrias utilizam a norma ISO 9001:2015, que é a versão mais recente da norma.

Ser certificada ISO 9001 significa que uma organização tem a capacidade de produzir consistentemente bens e serviços que satisfaçam ou excedam as expectativas dos clientes e regulamentares.

Desenvolvimento de um Sistema de Gestão de Qualidade (QMS)

Um Sistema de Gestão da Qualidade é uma estrutura documentada que delineia as práticas e responsabilidades para alcançar os objectivos de qualidade e melhoria contínua de uma organização. Deve ser concebido internamente e adaptado aos objectivos da organização e às necessidades dos clientes.

A Organização Internacional de Normalização (ISO) sugere que deve ser gerado um SGQ eficaz para alcançar os seguintes sete princípios de gestão da qualidade:

1. Foco no cliente

A compreensão e a acção sobre as necessidades dos clientes contribuem para o sucesso de uma organização. Como resultado, os clientes são retidos e novos clientes são atraídos. As organizações devem esforçar-se por exceder as expectativas dos clientes, ligando os seus objectivos às necessidades dos clientes para melhorar os negócios repetidos e a base de clientes.

2. Liderança

Uma organização deve formar um ambiente interno onde os funcionários e a direcção se unam para atingir objectivos, finalidade e direcção. Isto encoraja um compromisso a nível da empresa para com serviços de qualidade.

Os líderes a todos os níveis iniciam e sustentam valores partilhados para desenvolver a capacidade da sua organização de produzir os resultados desejados. Devem permitir que os funcionários estejam alinhados com as políticas, estratégias, recursos e processos da organização.

3. Envolvimento das pessoas

O envolvimento de pessoas a todos os níveis ajuda na gestão eficaz de uma organização. O reconhecimento da criatividade e contribuição individual dos empregados leva a uma força de trabalho capacitada, o que permite a uma organização realizar tarefas de forma adequada.

A construção de uma cultura de confiança e colaboração torna os empregados abertos à partilha de experiências e à discussão de ideias. Isto permite que todos os envolvidos pratiquem iniciativa e se tornem pessoas produtivas.

4. Abordagem do processo

Uma organização deve ter processos internos bem compreendidos para melhorar a eficiência. Os resultados desejados podem ser adquiridos quando as actividades e recursos são efectivamente geridos como um processo inter-relacionado. Um sistema coerente permite a uma organização reduzir as barreiras interfuncionais e optimizar o seu desempenho global.

5. Melhoramento

Deve haver uma abordagem pró-activa de melhoria e adaptação à mudança das condições. A abertura de uma organização à melhoria permite-lhes manter os actuais níveis de desempenho, ao mesmo tempo que são capazes de trabalhar em novas oportunidades.

A melhoria é uma lição essencial na condução da inovação e na formação contínua das pessoas. Assegura que os empregados são competentes para cumprir com êxito as suas tarefas.

6. Decisão baseada em provas fazendo

Os decisores devem ter a capacidade de analisar dados e estabelecer primeiro métricas de qualidade. Quando se utiliza informação precisa e fiável como base, as organizações podem ter mais confiança em fazer escolhas objectivas.

A tomada de decisões envolve também a tomada de medidas baseadas em provas - incluindo decisões, dados e opiniões anteriores - para interpretar situações de causa e efeito e potenciais consequências.

7. Gestão de Relacionamento

Uma organização deve gerir eficazmente as suas relações com as principais partes interessadas, clientes, parceiros, fornecedores, revendedores através dos seus conhecimentos e recursos. Isto leva a uma cadeia de fornecimento bem gerida que mantém o fluxo de produtos e serviços. O sucesso sustentado é impulsionado pela capacidade de uma organização de criar valor para todas as partes afectadas através da partilha de informação e recursos.

No entanto, tenha em mente que um Sistema de Gestão de Qualidade documentado não tem de ser certificado nem uniformizado com a ISO 9001 para atingir os objectivos de melhoria e qualidade de uma empresa. Por este motivo, as organizações devem analisar os benefícios e contratempos de passar por um processo de certificação ISO 9001.

Cinco Benefícios Principais de Ter um Sistema de Gestão de Qualidade Certificado ISO 9001

Garantir uma certificação ISO 9001 pode ser um investimento substancial em tempo e recursos. As organizações que têm a certificação ISO 9001 detêm frequentemente uma vantagem competitiva de marketing dentro das suas indústrias.

1. Melhoria da Qualidade de Bens e Serviços

Um organismo de auditoria independente assegura que os processos de uma organização são bem escrutinados. Certificação ISO 9001 exige a avaliação dos processos envolvidos no fornecimento de produtos e serviços, o que permite às organizações assumir o controlo e assegurar uma oferta de qualidade consistente.

2. Conduzir a Satisfação Global do Cliente

O SGQ certificado ISO 9001 de uma organização garante produtos e serviços de grande qualidade. Esta garantia leva à satisfação do cliente e à atracção de novos clientes.

3. Satisfazer os requisitos dos potenciais parceiros de negócios

Alguns vendedores, provavelmente eles próprios certificados ISO 9001, exigem a certificação ISO 9001 antes de se envolverem com possíveis parceiros comerciais. Obter a certificação significa cumprir os requisitos ISO 9001, o que atrai mais parceiros de negócios. Isto dá à sua organização a oportunidade de se expandir para mercados maiores.

4. Compromisso de Liderança

Os líderes devem ser pró-activos e envolvidos na melhoria da qualidade e dos processos da sua organização. O objectivo da ISO 9001:2015 é criar líderes que sejam empreendedores e sistemáticos.

5. Elevar a Cultura de uma Organização

A identificação clara de expectativas, papéis, objectivos e direcção da empresa incentiva o pessoal a ter um melhor desempenho e a ser mais profissional no trabalho.

Como pode uma organização obter a certificação ISO 9001?

Aqui estão seis passos para o ajudar a construir um Sistema de Gestão da Qualidade e a obter a certificação ISO 9001:

1. Obter Buy-In

Reúna os seus empregados e assegure-se de que existe um acordo, tanto a nível de gestão como de pessoal, sobre a implementação de um SGQ. A chave é explicar claramente o objectivo do Sistema de Gestão da Qualidade e os benefícios da certificação. Todos os funcionários devem compreender os objectivos, tais como a satisfação do cliente, a melhoria da eficiência global, e a oportunidade de entrar em novos mercados.

2. Elaborar um Plano de Projecto

É necessária uma análise de lacunas a fim de verificar até que ponto uma organização já está a reunir Requisitos ISO 9001. A realização de uma análise de lacunas requer uma lista de verificação para determinar onde deve ser colocada a ênfase dos seus esforços de implementação. A identificação das lacunas ajuda-o na preparação e execução de um plano de projecto com prazos, responsabilidades, partes e resultados-chave.

3. Preparar os documentos requeridos

Deve incluir toda a informação de documentação e registos como o âmbito do SGQ, organigrama, revisão de produtos e serviços, descrições de processos, e planos estratégicos, entre outros. A sua organização poderá então elaborar uma política de qualidade que esteja alinhada com as normas ISO 9001:2015.

4. Implementação

A consciência dos seus funcionários na implementação do seu SGQ alinhado pela ISO é crucial. Certifique-se de que é claro para o pessoal por que razão é necessário um Sistema de Gestão de Qualidade e como Certificação ISO 9001:2015 irá beneficiar toda a gente.

5. Conduzir uma Auditoria Interna

As auditorias internas podem avaliar se o Sistema de Gestão da Qualidade implementado é eficaz e atinge os objectivos de qualidade. Uma aplicação de auditoria digital poderia ser utilizada para recolher informação que possa ajudar a sustentar a conformidade com o SGQ implementado.

6. Seja certificado

Alistar um organismo de certificação independente credível para visitar e realizar auditorias aos locais. O organismo de certificação determinará se a sua empresa pode ser certificada ISO 9001:2015.

A certificação ISO 9001 pode ser uma excelente forma de melhorar a qualidade dos seus produtos e serviços. Pode também ajudá-lo a tornar-se mais eficiente e organizado, bem como a melhorar a satisfação do cliente. Para obter a Certificação ISO 9001, terá de seguir uma série de passos. Aqui estão dez passos simples que o ajudarão no seu caminho:

1. Compreender o que é a ISO 9001 e o que esta abrange.

2. Determine se a sua organização está pronta para a certificação.

3. Escolher um escrivão ou um organismo de certificação.

4. Obter uma cópia da norma ISO 9001.

5. Rever os requisitos da norma e desenvolver o seu sistema de gestão da qualidade (QMS) em conformidade.

6. Treine os seus empregados sobre os requisitos do QMS.

7. Implementar o SGQ na sua organização.

8. Realizar auditorias internas para assegurar a conformidade com os requisitos do SGQ.

9. Submeter um pedido ao registador ou organismo de certificação, juntamente com toda a documentação e taxas necessárias.

10 . Uma vez certificado, promova o seu novo estatuto ISO 9001 aos clientes e outros interessados.

Seguindo estes passos simples, a sua organização pode obter a certificação ISO 9001 e melhorar o seu sistema global de gestão da qualidade. A implementação de um SGQ ISO 9001 pode ajudá-lo a racionalizar os processos, melhorar a satisfação do cliente e alcançar uma maior eficiência nas suas operações.

Se estiver interessado em saber mais sobre a implementação de um sistema de gestão de qualidade ISO 9001 ou obter a certificação, contacte hoje mesmo um consultor qualificado. Eles podem fornecer-lhe a orientação e o apoio de que necessita para garantir o sucesso.

Como pode ver, as empresas de todas as dimensões beneficiarão operacional e financeiramente de uma certificação ISO 9001:2015. Utilize esta lista de verificação ao criar um Sistema de Gestão da Qualidade e para o guiar no seu caminho para se tornar uma organização globalmente reconhecida.