Ein Leitfaden für Einsteiger in die ISO 9001

Was ist QMS? Warum sollten Unternehmen es einführen? Wie kann ein Unternehmen die ISO 9001-Zertifizierung erlangen? Dies sind wichtige Dinge, die Organisationen wissen sollten.

In diesem Artikel werden die grundlegenden Aspekte der IS0 9001 erläutert, z. B. die Einrichtung eines Qualitätsmanagementsystems und die Vorteile der ISO 9001.

Einführung in ISO 9001

ISO 9001 ist die internationale Norm, die die Anforderungen und besten Verfahren für ein Qualitätsmanagementsystem festlegt, um Organisationen zu helfen, eine verbesserte betriebliche Effizienz und Kundenzufriedenheit zu erreichen.

Mehr als eine Million Organisationen in allen Branchen verwenden ISO 9001:2015, die neueste Version der Norm.

Die Zertifizierung nach ISO 9001 bedeutet, dass eine Organisation in der Lage ist, Waren und Dienstleistungen zu produzieren, die die Erwartungen der Kunden und der Behörden erfüllen oder übertreffen.

Entwicklung eines Qualitätsmanagementsystems (QMS))

Ein Qualitätsmanagementsystem ist eine dokumentierte Struktur, die die Verfahren und Zuständigkeiten zur Erreichung der Qualitätsziele einer Organisation und zur kontinuierlichen Verbesserung festlegt. Es sollte intern entwickelt und auf die Ziele der Organisation und die Bedürfnisse der Kunden zugeschnitten sein.

Die Internationale Organisation für Normung (ISO) schlägt vor, dass ein wirksames QMS entwickelt werden sollte, um die folgenden sieben Grundsätze des Qualitätsmanagements zu erreichen:

1. Kundenorientierung

Die Bedürfnisse der Kunden zu verstehen und auf sie einzugehen, trägt zum Erfolg eines Unternehmens bei. Auf diese Weise können Kunden gehalten und neue Kunden gewonnen werden. Unternehmen müssen danach streben, die Erwartungen ihrer Kunden zu übertreffen, indem sie ihre Ziele mit den Kundenbedürfnissen verbinden, um das Wiederholungsgeschäft und den Kundenstamm zu vergrößern.

2. Leiterschaft

Eine Organisation muss ein internes Umfeld schaffen, in dem die Mitarbeiter und die Geschäftsleitung gemeinsam Ziele, Zweck und Richtung festlegen. Dies fördert ein unternehmensweites Engagement für Qualitätsdienstleistungen.

Führungskräfte auf allen Ebenen initiieren und erhalten gemeinsame Werte, um die Fähigkeit ihrer Organisation zu entwickeln, die gewünschten Ergebnisse zu erzielen. Sie müssen die Mitarbeiter in die Lage versetzen, sich an den Richtlinien, Strategien, Ressourcen und Prozessen der Organisation zu orientieren.

3. Engagement der Menschen

Die Einbindung von Menschen auf allen Ebenen trägt dazu bei, eine Organisation effizient zu führen. Die Anerkennung der individuellen Kreativität und des Beitrags der Mitarbeiter führt zu einer befähigten Belegschaft, die es einer Organisation ermöglicht, Aufgaben ordnungsgemäß zu erfüllen.

Der Aufbau einer Kultur des Vertrauens und der Zusammenarbeit macht die Mitarbeiter offen für den Austausch von Erfahrungen und die Diskussion von Ideen. Dies ermöglicht es allen Beteiligten, Initiative zu zeigen und produktiv zu sein.

4. Prozess-Ansatz

Eine Organisation muss über gut verstandene interne Prozesse verfügen, um ihre Effizienz zu verbessern. Die gewünschten Ergebnisse können erzielt werden, wenn Aktivitäten und Ressourcen als miteinander verknüpfte Prozesse effektiv verwaltet werden. Ein kohärentes System ermöglicht es einer Organisation, funktionsübergreifende Hindernisse abzubauen und ihre Gesamtleistung zu optimieren.

5. Verbesserung

Es sollte ein proaktiver Ansatz verfolgt werden, um Verbesserungen zu begrüßen und sich an veränderte Bedingungen anzupassen. Die Offenheit einer Organisation für Verbesserungen ermöglicht es ihr, das derzeitige Leistungsniveau zu halten und gleichzeitig an neuen Möglichkeiten zu arbeiten.

Verbesserung ist eine wichtige Lektion, wenn es darum geht, Innovationen voranzutreiben und Menschen kontinuierlich weiterzubilden. Sie gewährleistet, dass die Mitarbeiter kompetent sind, um ihre Aufgaben erfolgreich zu erfüllen.

6. Evidenzbasierte Entscheidung Herstellung von

Entscheidungsträger müssen zunächst in der Lage sein, Daten zu analysieren und Qualitätskennzahlen festzulegen. Wenn genaue und zuverlässige Informationen als Grundlage dienen, können Organisationen mit größerer Sicherheit objektive Entscheidungen treffen.

Zur Entscheidungsfindung gehört auch, auf der Grundlage von Beweisen - einschließlich früherer Entscheidungen, Daten und Meinungen - zu handeln, um Ursache-Wirkungs-Situationen und potenzielle Folgen zu interpretieren.

7. Beziehungsmanagement

Ein Unternehmen muss seine Beziehungen zu den wichtigsten Interessengruppen, Kunden, Partnern, Lieferanten und Wiederverkäufern durch deren Fachwissen und Ressourcen effektiv verwalten. Dies führt zu einer gut verwalteten Lieferkette, die den Fluss von Produkten und Dienstleistungen aufrechterhält. Nachhaltiger Erfolg hängt von der Fähigkeit eines Unternehmens ab, durch die gemeinsame Nutzung von Informationen und Ressourcen einen Mehrwert für alle betroffenen Parteien zu schaffen.

Es ist jedoch zu bedenken, dass ein dokumentiertes Qualitätsmanagementsystem weder zertifiziert noch mit ISO 9001 vereinheitlicht sein muss, um die Verbesserungs- und Qualitätsziele eines Unternehmens zu erreichen. Aus diesem Grund sollten sich Organisationen mit den Vor- und Nachteilen einer Zertifizierung nach ISO 9001 auseinandersetzen.

Fünf Hauptvorteile eines nach ISO 9001 zertifizierten Qualitätsmanagementsystems

Die Erlangung einer ISO 9001-Zertifizierung kann eine erhebliche Investition an Zeit und Ressourcen darstellen. Organisationen, die nach ISO 9001 zertifiziert sind, haben in ihrer Branche oft einen Marketingvorteil.

1. Verbesserte Qualität von Waren und Dienstleistungen

Ein unabhängiges Prüfungsgremium stellt sicher, dass die Prozesse einer Organisation genau überprüft werden. ISO 9001-Zertifizierung erfordert die Bewertung der Prozesse, die mit der Bereitstellung von Produkten und Dienstleistungen verbunden sind, was es den Unternehmen ermöglicht, die Kontrolle zu übernehmen und ein konsistentes Qualitätsangebot zu gewährleisten.

2. Steigerung der allgemeinen Kundenzufriedenheit

Das nach ISO 9001 zertifizierte QMS einer Organisation garantiert Produkte und Dienstleistungen von hoher Qualität. Diese Sicherheit führt zu Kundenzufriedenheit und zur Gewinnung neuer Kunden.

3. Erfüllung der Anforderungen potenzieller Geschäftspartner

Einige Anbieter, die wahrscheinlich selbst nach ISO 9001 zertifiziert sind, verlangen die Zertifizierung nach ISO 9001, bevor sie mit möglichen Geschäftspartnern zusammenarbeiten. Eine Zertifizierung bedeutet, dass Sie die Anforderungen der ISO 9001 erfüllen, was wiederum mehr Geschäftspartner anzieht. Dies gibt Ihrer Organisation die Chance, auf größere Märkte zu expandieren.

4. Engagement für die Führung

Führungskräfte müssen proaktiv sein und sich für die Verbesserung der Qualität und der Prozesse ihrer Organisation einsetzen. Das Ziel der ISO 9001:2015 ist es, Führungskräfte zu schaffen, die unternehmerisch und systematisch handeln.

5. Die Kultur einer Organisation aufwerten

Die Festlegung klarer Erwartungen, Rollen, Ziele und der Unternehmensausrichtung ermutigt die Mitarbeiter zu besseren Leistungen und professionellerem Verhalten bei der Arbeit.

Wie kann eine Organisation die ISO 9001-Zertifizierung erlangen?

Im Folgenden finden Sie sechs Schritte, die Ihnen beim Aufbau eines Qualitätsmanagementsystems und bei der Zertifizierung nach ISO 9001 helfen:

1. Zustimmung einholen

Versammeln Sie Ihre Mitarbeiter und stellen Sie sicher, dass sowohl auf Management- als auch auf Mitarbeiterebene Einigkeit über die Einführung eines QMS herrscht. Der Schlüssel liegt darin, den Zweck des Qualitätsmanagementsystems und die Vorteile der Zertifizierung klar zu erklären. Alle Mitarbeiter sollten die Ziele verstehen, wie z. B. Kundenzufriedenheit, Verbesserung der Gesamteffizienz und die Möglichkeit, neue Märkte zu erschließen.

2. Ausarbeitung eines Projektplans

Eine Gap-Analyse ist notwendig, um zu prüfen, inwieweit eine Organisation bereits die Anforderungen der ISO 9001-Anforderungen. Die Durchführung einer Lückenanalyse erfordert eine Checkliste, um festzustellen, wo der Schwerpunkt Ihrer Implementierungsbemühungen liegen sollte. Die Identifizierung der Lücken hilft Ihnen bei der Vorbereitung und Durchführung eines Projektplans mit den wichtigsten Zeitplänen, Zuständigkeiten, Beteiligten und Ergebnissen.

3. Erforderliche Dokumente vorbereiten

Es sollte alle dokumentierten Informationen und Aufzeichnungen enthalten, wie z. B. den Geltungsbereich des QMS, das Organigramm, die Überprüfung von Produkten und Dienstleistungen, Prozessbeschreibungen und strategische Pläne, um nur einige zu nennen. Ihre Organisation könnte dann eine Qualitätspolitik entwerfen, die auf die ISO 9001:2015-Normen abgestimmt ist.

4. Umsetzung

Die Sensibilisierung Ihrer Mitarbeiter für die Einführung Ihres ISO-konformen QMS ist von entscheidender Bedeutung. Stellen Sie sicher, dass den Mitarbeitern klar ist, warum ein Qualitätsmanagementsystem erforderlich ist und wie Zertifizierung nach ISO 9001:2015 wird allen zugute kommen.

5. Durchführung eines internen Audits

Durch interne Audits kann beurteilt werden, ob das eingeführte Qualitätsmanagementsystem wirksam ist und die Qualitätsziele erreicht werden. Eine digitale Auditanwendung kann dazu dienen, Informationen zu sammeln, die dazu beitragen, die Einhaltung des eingeführten QMS zu gewährleisten.

6. Zertifiziert werden

Beauftragen Sie eine glaubwürdige unabhängige Zertifizierungsstelle mit der Durchführung von Audits vor Ort. Die Zertifizierungsstelle wird feststellen, ob Ihr Unternehmen nach ISO 9001:2015 zertifiziert werden kann.

Die ISO-9001-Zertifizierung kann eine gute Möglichkeit sein, die Qualität Ihrer Produkte und Dienstleistungen zu verbessern. Sie kann Ihnen auch helfen, effizienter und organisierter zu werden und die Kundenzufriedenheit zu verbessern. Um die ISO 9001-Zertifizierung zu erlangen, müssen Sie eine Reihe von Schritten befolgen. Hier sind zehn einfache Schritte, die Ihnen auf Ihrem Weg helfen werden:

1. Verstehen, was ISO 9001 ist und was sie abdeckt.

2. Bestimmen Sie, ob Ihre Organisation für die Zertifizierung bereit ist.

3. Wählen Sie einen Registrar oder eine Zertifizierungsstelle.

4. Besorgen Sie sich ein Exemplar der Norm ISO 9001.

5. Überprüfen Sie die Anforderungen der Norm und entwickeln Sie Ihr Qualitätsmanagementsystem (QMS) entsprechend.

6. Schulen Sie Ihre Mitarbeiter zu den Anforderungen des QMS.

7. Implementieren Sie das QMS in Ihrer Organisation.

8. Durchführung interner Audits, um die Einhaltung der QMS-Anforderungen zu gewährleisten.

9. Reichen Sie einen Antrag bei der Registrierungsstelle oder Zertifizierungsstelle ein, zusammen mit allen erforderlichen Unterlagen und Gebühren.

10 . Sobald Sie zertifiziert sind, werben Sie bei Kunden und anderen Interessengruppen für Ihren neuen ISO 9001-Status.

Wenn Sie diese einfachen Schritte befolgen, kann Ihr Unternehmen nach ISO 9001 zertifiziert werden und sein Qualitätsmanagementsystem insgesamt verbessern. Die Einführung eines Qualitätsmanagementsystems nach ISO 9001 kann Ihnen dabei helfen, Prozesse zu rationalisieren, die Kundenzufriedenheit zu verbessern und eine größere Effizienz in Ihrem Betrieb zu erreichen.

Wenn Sie mehr über die Einführung eines Qualitätsmanagementsystems nach ISO 9001 oder eine Zertifizierung erfahren möchten, wenden Sie sich noch heute an einen qualifizierten Berater. Er kann Ihnen die Anleitung und Unterstützung geben, die Sie für Ihren Erfolg benötigen.

Wie Sie sehen, können Unternehmen aller Größenordnungen von einer ISO 9001:2015-Zertifizierung betrieblich und finanziell profitieren. Nutzen Sie diese Checkliste bei der Erstellung eines Qualitätsmanagementsystems und als Leitfaden auf Ihrem Weg zu einer weltweit anerkannten Organisation.