La documentación es una parte importante de cualquier sistema de gestión de la calidad y es esencial para demostrar el cumplimiento de la norma ISO 9001.

Las organizaciones que deseen obtener la certificación ISO 9001 deben disponer de un sistema de gestión de la calidad documentado que cumpla los requisitos de la norma. El sistema de gestión de la calidad debe incluir políticas y procedimientos documentados, así como registros que demuestren el cumplimiento de los requisitos de la norma.

Para obtener la certificación, las organizaciones deben presentar su documentación a un organismo de certificación para su revisión. El organismo de certificación evaluará la documentación para asegurarse de que cumple los requisitos de la norma ISO 9001.

Las organizaciones que ya están certificadas en ISO 9001 también pueden necesitar actualizar su documentación para mantener su certificación. Los organismos de certificación suelen exigir a las organizaciones que presenten documentación actualizada cada año.

Las organizaciones que no están certificadas según la norma ISO 9001 pueden beneficiarse de disponer de un sistema de gestión de la calidad documentado. Un sistema de gestión de la calidad documentado puede ayudar a las organizaciones a mejorar su rendimiento general y a satisfacer mejor las necesidades de sus clientes.

Además, un sistema de gestión de la calidad documentado puede facilitar a las organizaciones la identificación y corrección de los problemas que puedan surgir en sus operaciones.

Cuando lea los diferentes procesos de implantación del Sistema de Gestión de Calidad (SGC) ISO 9001, se dará cuenta de cómo siempre terminan exigiendo a su organización que trabaje en la documentación.

Una buena documentación ISO 9001 debe ser concisa y fácil de entender. Para conseguirlo, QSE Academy ha preparado una lista de requisitos de documentación y cómo puede desarrollarla de forma exhaustiva.

La norma ISO 9001 exige algunos documentos específicos, como un manual de calidad, una política de calidad y procedimientos. Además, su organización deberá mantener registros que documenten la implantación del sistema ISO 9001.

El manual de calidad es un documento de alto nivel que describe el sistema general de gestión de la calidad de su organización, incluidas las políticas, los procedimientos y los procesos que componen el sistema. La política de calidad es una declaración de la dirección que resume el compromiso de la organización con la calidad. Debe ser breve, sencilla y fácil de entender. Los procedimientos son las instrucciones detalladas que describen cómo debe implantarse el sistema de gestión de la calidad.

Los registros son importantes para documentar la implementación del sistema ISO 9001 y para demostrar el cumplimiento de los requisitos. Pueden adoptar formas muy diversas, como actas de reuniones, planes de calidad, informes de auditoría y gráficos de control.

Aunque sólo se requieren unos pocos documentos específicos para la norma ISO 9001, es posible que su organización necesite desarrollar documentación adicional para implantar plenamente el sistema de gestión de la calidad. Por ejemplo, puede necesitar instrucciones de trabajo o formularios para documentar los pasos detallados de sus procedimientos. Lo importante es que se disponga de toda la documentación necesaria para implantar y mantener el sistema de gestión de la calidad.