Krav på kommunikation enligt ISO 9001:2015

ISO 9001 Kommunikation

ISO 9001 Kommunikation är viktigt eftersom det gör det möjligt att förmedla budskap på ett systematiskt sätt. Det ger en fullständig förståelse av idéer, åsikter och fakta.

I företagsvärlden är kommunikationen av största vikt, så processer, regler, och detaljerna förklaras och förstås på ett korrekt sätt.

På samma sätt är kommunikationen stöder processer för att göra din System för kvalitetsledning (QMS) arbete när din organisation uppfyller kraven i ISO 9001:2015.

Dessutom är de nya kommunikationskraven i ISO 9001 under Avsnitt 7 eller stödklausulen.

Det här avsnittet omfattar alla krav på de processer som din organisation måste upprätta för att stödja ett QMS.

Den kommer också att garantera förmågan att leverera produkter och tjänster som uppfyller kraven och som öka kundnöjdheten. Allt detta ingår i QMS och i ISO 9001:2015.

Hur stöder ISO 9001-kommunikation ett QMS?

The Stödsektionen i ISO 9001:2015 innehåller flera stödprocesser för ett kvalitetsledningssystem.

• Kommunikation;
• Personella resurser;
• Infrastruktur;
• Övervakning;
• Mätning;
• Verksamhetsmiljö;
• Medvetenhet;
• Kompetens;
• Process för att skapa dokumenterad information;
• Process för kontroll av dokumenterad information;

Ändå är kommunikationskraven de enklaste av dem alla.

Vad är viktig kommunikation för ett kvalitetsledningssystem?

Generellt anges det i kommunikationskraven att en organisation bör identifiera de intern och extern kommunikation som är nödvändig för kvalitetsstyrningssystemet.

För att avgöra vad som anses vara relevant måste din organisation se tillbaka till omfattningen av dess kvalitetsledningssystem.

Som du kanske minns definierar omfattningen vad QMS omfattar inom din organisation.

Dina identifierade QMS-produkter och -tjänster kommer att hjälpa dig att avgöra följande vad kommunikation är betydande till din QMS.

Vad ingår i en kommunikationsplan?

När du identifierar viktig QMS-kommunikation måste din organisation ta hänsyn till följande aspekter i en kommunikationsplan.

• Vad ska kommuniceras?

Först och främst, vilken kommunikation kommer du att inkludera i ditt QMS?

Vissa organisationer har lagstadgade krav på att rapportera om vissa delar av QMS, t.ex. avvikelser i fråga om produkter och tjänster.

• Vem kommer din organisation att kommunicera med?

Det finns en lista över grupper som din organisation kan behöva kommunicera med:

• Kunder;
• Anställda;
• Affärspartners;
• Leverantörer;
• Aktieägare;
• Myndigheter;
• Media;
• Allmänhetens ledamöter;

Observera att de meddelanden som ska spridas fortfarande beror på ämnet. Alla frågor som rör kommunikation bör inte delas med alla parter på denna lista.

• När kommer din organisation att kommunicera?

Denna aspekt beror också på ämnet eller situationens korthet.

Till exempel, när ska din organisation kommunicera om en produkt som inte överensstämmer med kraven?

Hur lång tid kommer din organisation att vänta innan du meddelar en förändring av lagrets webbplats?

När ska din organisation informera Intressenter om den viktiga utvecklingen inom QMS?

I vissa fall kan rättsliga eller avtalsmässiga krav påverka detta beslut.

• Vem kommer att kommunicera?

I likhet med det föregående beslutet bygger detta beslut på svårighetsgrad av den information.

Till exempel kan en projektgrupp kan meddela små avvikelser, medan Verkställande direktörer bör informera om kritiska fel.

Dessutom kan vissa utsedda personer eller företrädare lämna information till media.

• Hur kommer din organisation att kommunicera?

Det finns olika sätt för din organisation att kommunicera. Vissa sätt fungerar dock bättre än andra på grund av varierande information och många olika parter.

Beroende på vad du behöver kommunicera kan din organisation använda e-post, pressmeddelanden, personliga diskussioner, möten, samtal eller textmeddelanden.

Förbered och planera din kommunikation

ISO 9001:2015 kräver inte att din kommunikationsplan ska vara en del av den dokumenterade informationen.

Men det är ändå viktigt att inkludera din kommunikationsplan i den dokumenterade informationen. gör arbetet mindre komplicerat.

Om till exempel ett litet företags VD kommer att sköta all kommunikation behöver kommunikationsplanen inte dokumenteras.

Å andra sidan är en dokumenterad plan tillrådlig i en mer komplex situation där många personer kommunicerar med olika parter, om olika ämnen och på olika sätt.

Observera att dessa krav gäller både intern och extern kommunikation.

Kom ihåg att ange hur du ska kommunicera viktig information om QMS till dina anställda.

Dagens organisationer är pressade att förbättra kommunikationen med sina kunder, leverantörer och andra intressenter. Den nya standarden ISO 9001:2015 för kvalitetsledningssystem (QMS) innehåller krav på förbättrad kommunikation som hjälper organisationer att uppfylla dessa förväntningar.

För att bli certifierade enligt den nya standarden måste organisationerna upprätta och upprätthålla effektiva metoder för att kommunicera med sina intressenter. Detta innebär att man måste specificera vilken information som ska kommuniceras, vem som ska få den och hur den ska levereras.

Den nya standarden kräver också att organisationer tar hänsyn till de specifika behoven och förväntningarna hos de berörda parterna när de planerar och genomför sina kommunikationsaktiviteter. Med andra ord måste organisationerna tänka på vad deras intressenter vill och behöver veta, och sedan se till att rätt information kommuniceras på ett effektivt sätt.

Slutligen kräver ISO 9001:2015 att organisationer regelbundet utvärderar sina kommunikationsaktiviteter och vid behov vidtar åtgärder för att förbättra dem. Genom att följa dessa krav kan organisationer vara säkra på att de effektivt kommunicerar med sina intressenter om alla aspekter av deras QMS.

QSE Academy föreslår dessutom att du utarbetar en kommunikationsplan i förväg.

Om din organisation väntar till sista minuten riskerar du misstag som kan skada din trovärdighet, din image och ditt rykte.

Tänk på att ett bra QMS också innebär att skapa en bra kommunikationsplan.

Om du vill ta med dig något att ta med dig kan du titta på verktygslådor som skapats av ISO-experter på QSE Academy för att lära dig mer om kraven i ISO 9001:2015.