Berörda parter

ISO 9001, ISO 14001 och ISO 45001 förvaltningssystem. Standarderna kräver att organisationerna förstår de berörda parternas behov och förväntningar.

In this post, QSE Academy explains who are Interested Parties and how your organization can manage them. You will also learn how to comprehend and prioritize them.

The standard ISO 9001:2015 requires that organizations take into account the needs and expectations of interested parties when planning and implementing their quality management system (QMS). So, what are interested parties and how can you make sure you’re meeting their needs?

Interested parties can be defined as any individual or group that can affect or be affected by an organization’s activities. This includes customers, suppliers, employees, shareholders, regulators, and the community at large.

Standarden kräver att organisationer identifierar de berörda parter som är relevanta för deras QMS och bestämmer hur de ska kommunicera med dem. Organisationerna måste också ta hänsyn till de berörda parternas behov och förväntningar när de planerar och genomför förändringar i sitt QMS.

Ett sätt att se till att din organisation uppfyller de berörda parternas behov är att involvera dem i QMS-planeringsprocessen. Detta kan göras genom undersökningar, fokusgrupper eller andra metoder för att samla in feedback.

Ett annat sätt att hålla berörda parter informerade är att inrätta ett system för att meddela ändringar i QMS. Det kan handla om att skicka ut nyhetsbrev, hålla möten eller lägga ut uppdateringar på företagets webbplats eller intranät.

Genom att ta hänsyn till de berörda parternas behov och förväntningar kan organisationer se till att deras QMS är lyhört för de föränderliga behoven i deras miljö och bättre kan uppfylla kundernas krav.

Introduktion 

Både ISO 14001 och ISO 45001 definierar IP som:

?Person or organization that can affect, be affected by, or perceive itself to be affected by a decision or activity.?

According to ISO 14001, ?att uppfatta sig själv eller att vara affected? means the observation has been recognized to the organization. This covers comments or feedback from an organization?s social media channels.

I ISO 45001 står det samtidigt att ?This International Standard sets out requirements concerning workers who are also Berörda parter?.

När det gäller förklaringen av begreppet IP i samband med kvalitetsledning, konstaterar ISO 14001 följande:

• Det är viktigt att ta hänsyn till alla relevanta immateriella rättigheter eftersom konceptet går längre än att enbart fokusera på kunderna.
• Relevant IP uses substantial risk to an organization?s sustainability if their expectations and needs aren?t fulfilled.

 

Exempel på berörda parter

            Observera att exemplen kan bero på varje typ av standard för ledningssystem.

Till exempel, ISO 9001 omfattar bland annat kunder, ägare, anställda, tillsynsmyndigheter, fackföreningar, partner och konkurrenter..

Dessutom, ISO 14001 omfattar kunder, leverantörer, samhällen, icke-statliga organisationer, investerare och liknande..

Å andra sidan, ISO 45001 omfattar arbetstagare, högsta ledning, externa leverantörer, entreprenörer, bemanningsföretag osv..

De utesluter dock inte varandra. Det innebär att de kan övergå från ett förvaltningssystem till ett annat beroende på relevans.

Dessutom är dessa exempel uttömmande. De ska därför endast användas som utgångspunkt.

Din organisation måste läsa och förstå definitionerna av varje exempel i vissa standarder.

Förstå deras behov och förväntningar

Din organisation får inte underskatta betydelsen av följande hantering av intressenter till din framgång.

Det handlar inte bara om att vara kundfokuserad, utan också om att kraftfullt förstå och hantera de föränderliga, positiva och negativa stimulanserna från Intressenter.

ISO-standarder för ledningssystem hänvisar synonymt till intressenter som intresserade parter.

According to ISO 9000, ?Organisationer attraherar, fångar och behåller stödet från de relevanta intressenter som de är beroende av för att lyckas.?.

• IP:s anses vara en viktig del av organisationens sammanhang.
• IPs should be understood before defining the management system?s scope.
• Sammanhang + IP:er = förvaltningssystemets räckvidd

För att förstå IP-medlemmarnas förväntningar och behov måste en organisation fastställa:

1. De relevanta IP:erna för ledningssystemet;
2. De krav som är viktiga för ledningssystemet, t.ex. IP:s förväntningar och behov,

Berörda parter och deras förbindelser

QSE Academy rekommenderar att du kombinerar IP:er baserat på deras relationer med organisationer.

ISO 14004 ? EMS Guidelines for Implementation provide samples of IPs based on their relationships with organizations, by their:

• Myndighet? regulators, etc.
• Ansvar? investors, etc.
• Representation? trade unions, etc.
• Inflytande? pressure groups, etc.
• Beroende? employees, etc.
• Närhet? neighbors, etc.

Det finns fall där olika förvaltningsmetoder kräver underkategorier. Kunder kan till exempel lägga till transaktionskunder som har andra förväntningar och behov än nyckelkunder.

Relevans, förväntningar och behov hos de berörda parterna

Behov, förväntningar och relevans beror på organisationens komplexitet och storlek.

En multinationell advokatbyrå kan till exempel behöva en rad olika forskningsmetoder, t.ex. kvalitativa och kvantitativa.

Samtidigt kan ett tryckeri med fem anställda avsluta sin forskning med några telefonsamtal till kunder och leverantörer.

Makt och intresse

To help you decide how to manage IPs, use Johnson and Scholes? Matris för makt och intressen. Verktyget täcker viktiga variabler för förhållandet:

1. Styrka av relevans – How much interest does IPs have in your organization?s activities and decisions.
2. Riskens betydelse – How much influence or power does IPs have over your organization?s activities and decisions.

Kartläggning av berörda parter

Detta hjälper till att prioritera de insatser som krävs för att uppfylla IP:s behov och förväntningar.

• Identifiera viktiga IP:er – Använd exempel från ISO-standarderna för ledningssystem för att skapa en kategoriserad lista.
• Fastställa IP:s behov och förväntningar.?Tillämpa olika forskningsmetoder för att verifiera din förståelse av varje viktig intressent.
• Rangordna IP:erna i termer av intresse och makt ? Assess their level of influence and strength of interest over your organization?s actions and decisions.
• Fastställa prioriteringar och mål. ? To reduce the risk that expectations and needs of IPs are not met, determine results needed to be achieved.

Reminder?

            Det är viktigt och värdefullt att förstå IP:s förväntningar och behov för att hjälpa din organisation:

• Outline the management system?s scope;
• Uppfyller ansvar för efterlevnad;
• Ständiga förbättringar;
• Garanterar kundnöjdhet;
• Träffa kraven i ISO 9001, ISO 14001 och ISO 45001.

QSE Academy har utarbetat denna omfattande guide för att hjälpa din organisation att utveckla ett ramverk för att fastställa, förstå, spåra och granska intresserade parter.

På samma sätt har vi formulerat verktygslådor för att hjälpa din organisation att skapa en process som relaterar till Berörda parter with your management system?s scope.