Hur förbereder man sig för en ISO 9001-revision?

ISO 9001-revision

Att bli granskad är tillräckligt skrämmande för ett företag som har alla sina system på plats, inga pappersspår och ingen oro för kvaliteten på sina produkter och tjänster. Kort sagt, ett företag som redan har uppnått de högsta standarderna för ISO 9001-certifiering är en idealisk kandidat för standardens externa revisionsprocess. För andra är dock utsikten till en revision inget mindre än en mardröm.

Ledande tillämpare av standarden har sina egna sätt att närma sig en revision. Ett tjänsteföretag kommer troligen att kontaktas av sina kunders kunder för att genomföra revisionen. Företaget kommer att organisera revisionen i enlighet med sina interna förfaranden, som det mycket väl kan ålägga sina kunder som en del av deras avtalsenliga åtaganden. På så sätt kan företaget behålla kontrollen över processen och upprätthålla sitt rykte om kvalitet och integritet. Företaget kommer förmodligen också att insistera på att dess personal utför revisionen.

Ett inspektionsföretag gör förmodligen precis vad namnet antyder: det organiserar en oberoende inspektion av dina lokaler och din verksamhet. Företaget kan mycket väl ha sina egna interna förfaranden, som kan åläggas de företag vars ISO 9001 certifiering som den inspekterar. Även den kommer att vara angelägen om att upprätthålla ett rykte om kvalitet och integritet. Det är osannolikt att den kommer att kräva att dess personal genomföra revisionen utan kommer i stället att välja tredje part, vars oberoende och integritet man kan lita på.

Ett certifieringsföretag väljer förmodligen också att ordna en oberoende inspektion av dina lokaler och din verksamhet. Det kan mycket väl kräva att dess personal utför inspektionen. Det kommer att vara lika angeläget att främja ett rykte om kvalitet och integritet.

Storleken och arten av din verksamhet påverkar också vilken typ av revision du erbjuds. Ett stort, multinationellt företag kommer förmodligen att välja ett inspektionsföretags tjänster och kan förvänta sig att få ett komplett team av oberoende revisorer som anländer med alla de senaste prylarna och instrumenten. Ett litet eller medelstort företag kommer däremot att välja ett tjänsteföretag som utför revisionen. Det får troligen nöja sig med en mindre show: en eller två revisorer vars ankomst kanske inte meddelas.

Revisioner kan vara en skrämmande uppgift, särskilt om du inte vet vad du kan förvänta dig. Som tur är finns det några saker du kan göra för att förbereda dig och få upplevelsen att gå så smidigt som möjligt.

Här är några tips om hur du förbereder dig för en ISO 9001-revision:

1. Känna till kraven utan och innan. Bekanta dig med alla krav i standarden så att du lätt kan besvara eventuella frågor som dyker upp under revisionen.

2. Förstå din organisations rutiner. Vet hur din organisation fungerar och kan förklara sina rutiner för revisorn.

3. Var beredd att svara på frågor. om ert kvalitetsledningssystem. Revisorn vill veta hur ert system fungerar och hur det gynnar er organisation.

4. Var beredd att visa upp bevis. Revisorn kommer troligen att be att få se exempel på hur ert kvalitetsledningssystem fungerar. Se till att ha gott om dokumentation till hands för att stödja dina påståenden.

5. Ha en positiv attityd. Visa revisorn att du är öppen för feedback och villig att förbättra ditt system.

Genom att följa dessa tips kan du se till att din ISO 9001-audit går smidigt och att du är förberedd på allt som kan dyka upp. Med lite förberedelser kan du göra upplevelsen mycket mindre stressig och mer produktiv.

Kostnaden för en revision Det är också troligt att det kommer att variera beroende på hur komplex din verksamhet är och vilken storlek och status din organisation har. Ett tjänsteföretag kan ta ut cirka $10 000 för en omfattande bedömning av en enda punkt eller $15 000 för en intern bedömning. ISO 9001 Internrevisionspaketet omfattar tusentals punkter som är spridda över dussintals affärsenheter över hela världen.

Efter revisionen, ditt företag kommer att få en rapport och ett intyg. Varje revisor har sin egen stil. Vissa är korta, ger dig en kopia av rapporten på plats och ger dig ditt intyg i slutet av mötet, medan andra vill ge dig många möjligheter att ställa frågor innan de utfärdar båda.

En sista punkt: även om de flesta revisorer är väl förtrogna med ISO 9001, får de inte säga att de är det, för att inte skada dig. Fråga dem direkt om deras kunskaper om standarden, eller ta det säkra före det osäkra genom att be om en ISO 9001-revisor för att genomföra din revision.