Requisitos de documentação ISO 9001 2015

Quando se lêem os diferentes processos de implementação Sistema de Gestão de Qualidade ISO 9001 (QMS), notará como eles acabam sempre em exigindo que a sua organização trabalhe com documentação.

Uma boa ISO 9001 documentação deve ser conciso, tornando-o fácil de compreender. Para o conseguir, a Academia QSE preparou um lista de requisitos de documentação e como se pode desenvolvê-la de forma abrangente.

O que torna a documentação ISO 9001 importante

- A sua organização tem para documentar todo o seu Sistema de Gestão de Qualidade. O A norma ISO 9001 inclui ambos requisitos implícitos e explícitos para diferentes documentos.

- A sua organização tem de trabalhe em tudo o que está contido na sua documentação ISO 9001.

- A sua organização deve ter um conjunto abrangente de documentos ISO 9001 para poder conduzir os seus negócios seguindo a ISO.

- A sua organização deve assegurar que a documentação cumpre os requisitos da ISO 9001:2015 enquanto assegura a eficiência e o processo não aumenta a burocracia.

A Academia QSE lembra às organizações que não devem pressionar os empregados, acrescentando-lhes horas de trabalho para que apresentem documentação. Algumas empresas têm mesmo tendência a gastar dinheiro em excesso para manter um QMS burocrático e complicado.

ISO 9001:2015 Requisitos para a preparação

• Procedimentos

Os procedimentos são cruciais na documentação ISO 9001, uma vez que esta detalha principalmente a forma como as organizações executam vários processos, incluindo aqueles que são responsáveis por eles.

A ISO 9001:2015 estabelece os requisitos para os procedimentos e o seu conteúdo em muitas cláusulas, mas os requisitos nem sempre são explícitos. A Academia QSE sugere que as organizações delineem os procedimentos que cobrem todos os requisitos aplicáveis da ISO 9001:2015.

• Objectivos de qualidade

A ISO 9001:2015 exige que as organizações mantenham os detalhes sobre os objectivos de qualidade como informação documentada.

• Política de qualidade

A Academia QSE relembra as organizações que A política de qualidade ISO 9001 serve de orientação geral princípio. A política de qualidade descreve a posição da empresa sobre qualidade e satisfação do cliente. Note-se que a política de qualidade deve cumprir os requisitos de ISO 9001:2015 secção 5.2.

• Declaração do âmbito de aplicação

A secção 4.3 da ISO 9001:2015 exige que as organizações incluam um declaração do âmbito na documentação. A declaração de âmbito identifica os limites e a aplicação do Sistema de Gestão da Qualidade dentro das organizações.

• Fluxograma do processo

A secção 4.4 da ISO 9001:2015 obriga as empresas a ter um fluxograma de processos, que ilustra como os diferentes processos do Sistema de Gestão da Qualidade ISO 9001 se ligam.

• Instruções de trabalho

Exigido pela secção 8.5.1 da ISO 9001:2015, as instruções de trabalho são a parte mais específica da empresa e mais intrincada dos documentos. As instruções de trabalho mostram precisamente como determinadas tarefas devem ser executadas. As pessoas que executam o trabalho real normalmente escrevem os documentos.

No entanto, é um equívoco que todas as tarefas de uma organização devem ser documentadas. A Academia QSE lembra-nos que a ISO 9001 apenas necessita de instruções de trabalho necessárias que acrescentem valor real às organizações.

• Registos

Há uma linha ténue entre documentos e registos. Os documentos dão indicações sobre como supervisionar uma organização. Entretanto, os registos são provas de como as coisas e processos são feitos.

A ISO 9001:2015 engloba vários requisitos explícitos sobre registos, incluindo requisitos para registos indefinidos.

A ISO 9001 requer um Manual de Qualidade para Documentação?

            Versões anteriores de ISO 9001 exigiu um Manual de Qualidade porque encerra a descrição geral do Sistema de Gestão de Qualidade de uma organização. No entanto, ISO 9001:2015 já não obriga as organizações a fornecer um Manual de Qualidade.

Não obstante, some organizações ainda decidem criar um Manual de Qualidade para fins de marketing e fornecer a partes externas informações gerais sobre o seu SGQ sem revelar os seus processos proprietários.

Os formulários são opcionais?

Aqui está um bocadinho de respiradouro - a ISO 9001:2015 não tem requisitos sobre a utilização de formulários. A Academia QSE assegura que a sua organização não violará quaisquer requisitos da ISO 9001:2015 quando não tiver quaisquer formulários.

No entanto, a utilização de formulários pode ser benéfica em termos de poupança de tempo e de consistência prática. Os formulários também podem ajudar na formação dos diferentes registos exigidos pela ISO 9001:2015. Da mesma forma, os formulários podem servir como instruções ou guias ao longo do processo de fornecimento da informação solicitada.

Formato e conteúdo

Os requisitos mencionados acima são críticos para a documentação ISO 9001 da sua organização, no entanto, muitas coisas não são necessárias.

-Sua organização não têm de se aplicar qualquer formato ou layout particular.

-There's não é necessário para referência cada formulário e cada documento um para o outro.

-Existem sem requisitos relativos aos parágrafos introdutórios aos procedimentos.

-Existem no os requisitos que implicam a documentação da sua organização devem ser complexos e difíceis de compreender.

Como desenvolver uma documentação ISO 9001 simples

Tenha em mente que o objectivo da documentação ISO 9001 é especificar instruções sobre como a sua organização implementa o Sistema de Gestão da Qualidade ISO 9001. A excelente documentação deve ser de fácil utilização, bem como fácil de compreender e seguir.

A Academia QSE adverte as organizações de desenvolverem vários documentos diferentes e referenciarem todos os outros documentos em cada um deles. Como resultado, a documentação cria redundâncias e leva a um QMS burocrático.

A sua organização pode desenvolver uma boa documentação ISO 9001, considerando as diferentes preferências dos utilizadores. Por exemplo, pode combinar instruções através da utilização de fluxogramas, textos longos, e imagens.

Se a sua organização considerar necessário, pode utilizar modelos de documentação. Além disso, comunicar com o seu ISO 9001 consultor sobre como escrever a documentação.

Como sabe, a revisão de 2015 da ISO 9001 introduziu uma série de alterações aos requisitos dos sistemas de gestão da qualidade. Uma das alterações mais significativas foi a adição de novos requisitos relacionados com a documentação.

Especificamente, a cláusula 4.4 da ISO 9001 exige agora que as organizações o façam:

"Determinar os documentos e registos necessários para assegurar o planeamento, funcionamento e controlo eficazes dos seus processos" (4.4.1)

"Estabelecer, implementar e manter procedimentos para a criação, actualização, controlo e recuperação destes documentos e registos" (4.4.2)

Por outras palavras, as empresas devem agora dispor de procedimentos documentados que regem a forma como criam, actualizam e armazenam os seus documentos e registos relacionados com a qualidade.

Então, o que significa isto na prática? Vamos analisar mais de perto alguns dos principais requisitos de documentação da ISO 9001:2015.

As organizações devem agora ter uma política de qualidade documentada que inclua o compromisso de satisfazer os requisitos dos clientes e a melhoria contínua. A política de qualidade deve ser revista para uma adequação contínua, pelo menos uma vez por ano.

Um manual de qualidade já não é exigido pela ISO 9001, mas muitas organizações optarão por manter um, uma vez que proporciona uma visão geral de todo o sistema de gestão da qualidade.

A ISO 9001:2015 exige que as empresas documentem a sua abordagem do processo de gestão da qualidade (caso ainda não o tenham feito). Isto pode ser na forma de um mapa ou fluxograma de processo de alto nível.

As organizações devem agora também documentar a sua abordagem de pensamento baseado no risco. Isto significa documentar a forma como identificam e avaliam os riscos e oportunidades, e como planeiam e implementam acções para os abordar.

Como anteriormente, as empresas devem ter procedimentos documentados para todas as suas actividades de gestão da qualidade, incluindo as relacionadas com o planeamento, controlo, monitorização, revisão e melhoria. As organizações devem agora também assegurar que estes procedimentos sejam acessíveis a todo o pessoal relevante.

Para além dos requisitos gerais acima referidos, existem também vários novos requisitos de documentação específicos para a revisão da ISO 9001 em 2015. Estes incluem:

A necessidade de documentar os resultados dos inquéritos de satisfação do cliente (4.1.2)

A exigência de manter registos de avaliações de fornecedores externos (4.1.3)

A necessidade de documentar os resultados das avaliações de riscos e oportunidades (4.1.4)

A exigência de manter registos das acções tomadas para enfrentar os riscos e oportunidades (4.1.5)

A necessidade de documentar as decisões tomadas durante o processo de planeamento (4.2)

A exigência de manter registos das comunicações dos clientes (4.3.2)

A necessidade de documentar os resultados das auditorias internas (8.2.2)

A exigência de manter registos das reuniões de revisão da gestão (9.3.2)

Como pode ver, existem agora vários novos requisitos de documentação que as empresas têm de cumprir para serem certificadas segundo a norma ISO 9001:2015. Contudo, é importante notar que estes requisitos não se destinam a ser onerosos. O objectivo é simplesmente assegurar que as empresas disponham da documentação necessária para planear, operar e melhorar eficazmente os seus sistemas de gestão da qualidade.

Se está à procura de ajuda com a documentação ISO 9001:2015, nós temos a sua cobertura. Oferecemos um conjunto completo de modelos ISO 9001:2015 personalizáveis que podem ser utilizados para desenvolver rápida e facilmente todos os documentos necessários para o seu sistema de gestão da qualidade. Oferecemos também uma gama de serviços para ajudar as empresas na transição para a nova norma, incluindo formação, análise de lacunas, e certificação.

Para mais informações sobre os nossos serviços, ou para solicitar um orçamento gratuito, contacte-nos hoje.

A Academia QSE encoraja as organizações a manter a sua documentação tão eficiente e simples quanto possível. A nossa equipa de consultores especializados pode ajudar a sua organização a implementar um Sistema de Gestão de Qualidade que cumpra as normas ISO 9001, incluindo a sua documentação.

Lembre-se, a documentação simples poupa tempo na implementação de um Sistema de Gestão de Qualidade, o que ajuda a alcançar eficiência operacional e satisfação do cliente.