Como se preparar para uma auditoria ISO 9001 ?

Auditoria ISO 9001

Ser auditado é suficientemente assustador para uma empresa que tem todos os seus sistemas instalados, sem rasto de papel e sem preocupações com a qualidade dos seus produtos e serviços. Em suma, um negócio que já atingiu os mais altos padrões de Certificação ISO 9001 é um candidato ideal para o processo de auditoria externa de terceiros da norma. Para outros, porém, a perspectiva de uma auditoria é nada menos do que um pesadelo.

Os principais profissionais da norma têm as suas próprias formas de abordar uma auditoria. Uma empresa de serviços será provavelmente abordada pelos clientes do seu cliente para realizar a auditoria. A empresa organizará a auditoria de acordo com os seus procedimentos internos, que poderá muito bem impor aos seus clientes como parte dos seus compromissos contratuais. Desta forma, pode manter o controlo sobre o processo e manter a sua reputação de qualidade e integridade. A empresa irá também provavelmente insistir que o seu pessoal conduza a auditoria.

Uma empresa de inspecção provavelmente fará exactamente o que o seu nome sugere: organizará uma inspecção independente das suas instalações e operações. A empresa pode muito bem ter os seus próprios procedimentos internos, que podem ser impostos às empresas cujos ISO 9001 certificação que está a inspeccionar. Também estará ansioso por manter uma reputação de qualidade e integridade. É pouco provável que insista que o seu pessoal realizar a auditoria mas optará, em vez disso, por terceiros, em cuja independência e integridade pode confiar.

Uma empresa de certificação provavelmente também optará por organizar uma inspecção independente das suas instalações e operações. Pode muito bem insistir que o seu pessoal conduza a inspecção. Estará igualmente ansiosa por promover uma reputação de qualidade e integridade.

A dimensão e natureza do seu negócio também influenciará o tipo de auditoria que lhe é oferecida. Uma grande empresa multinacional optará provavelmente pelos serviços de uma empresa de inspecção; pode esperar receber uma equipa completa de auditores independentes que chegarão em vigor, com todos os aparelhos e instrumentos mais recentes. Uma pequena ou média empresa, por outro lado, procurará uma empresa de serviços para levar a cabo a auditoria. Terá provavelmente de se contentar com menos espectáculo: um ou dois auditores cuja chegada poderá não ser anunciada.

As auditorias podem ser uma perspectiva assustadora, especialmente se não se tem a certeza do que se pode esperar. Felizmente, há algumas coisas que pode fazer para preparar e fazer com que a experiência decorra da forma mais suave possível.

Aqui estão algumas dicas sobre como se preparar para uma auditoria ISO 9001:

1. Conhecer os requisitos dentro e fora. Estar familiarizado com todos os requisitos da norma para que possa responder facilmente a quaisquer perguntas que surjam durante a auditoria.

2. Compreender os procedimentos da sua organização. Saiba como funciona a sua organização e seja capaz de explicar os seus procedimentos ao auditor.

3. Esteja preparado para responder a perguntas sobre o seu sistema de gestão da qualidade. O auditor vai querer saber como funciona o seu sistema e como este beneficia a sua organização.

4. Esteja preparado para mostrar provas. O auditor irá provavelmente pedir para ver exemplos do seu sistema de gestão da qualidade em acção. Certifique-se de ter muita documentação à mão para apoiar as suas reclamações.

5. Ter uma atitude positiva. Mostre ao auditor que está aberto ao feedback e disposto a fazer melhorias no seu sistema.

Ao seguir estas dicas, pode assegurar-se de que a sua auditoria ISO 9001 corre sem problemas e de que está preparado para tudo o que surja. Com um pouco de preparação, pode tornar a experiência muito menos stressante e mais produtiva.

O custo de uma auditoria é também susceptível de variar de acordo com a complexidade do seu negócio e a dimensão e estatuto da sua organização. Uma empresa de serviços pode cobrar cerca de $10.000 por uma avaliação global de ponto único ou $15.000 por uma avaliação interna; um organismo de certificação multinacional cobra até $200.000 pela sua última ISO 9001 Pacote de Auditoria Interna cobrindo milhares de artigos espalhados por dezenas de unidades de negócios em todo o mundo.

Após a auditoria, o seu negócio irá receber um relatório e um certificado. Cada auditor tem o seu próprio estilo. Alguns serão breves, dando-lhe uma cópia do relatório no local e entregando-lhe o seu certificado no final da reunião; outros quererão dar-lhe muitas oportunidades de fazer perguntas antes de emitir ambos.

Um último ponto: embora a maioria dos auditores esteja completamente familiarizada com a ISO 9001, podem não deixar que o estejam, no caso de o prejudicarem contra eles. Pergunte-lhes directamente sobre o seu conhecimento da norma, ou jogue pelo seguro, pedindo um Auditor ISO 9001 para realizar a sua auditoria.