文書化は、あらゆる品質マネジメントシステムの重要な部分であり、ISO9001規格への準拠を実証するために不可欠です。

ISO9001の認証を希望する組織は、規格の要求事項を満たす文書化された品質マネジメントシステムを導入していなければなりません。品質マネジメントシステムには、文書化された方針と手順、および規格の要求事項を遵守していることを証明する記録が含まれていなければなりません。

認証を取得するためには、組織は文書を認証機関に提出し、審査を受ける必要があります。認証機関は、文書がISO 9001規格の要求事項を満たしていることを確認するために、文書を審査します。

すでにISO 9001の認証を取得している組織も、認証を維持するために文書を更新する必要がある場合があります。認証機関は通常、1年単位で更新した文書を提出するよう組織に要求します。

ISO9001の認証を取得していない組織でも、文書化された品質マネジメントシステムを導入することで、利益を得ることができます。文書化された品質マネジメントシステムは、組織の全体的なパフォーマンスを向上させ、顧客のニーズによりよく応えるために役立ちます。

さらに、品質マネジメントシステムを文書化することで、組織は業務内で発生しうる問題を容易に特定し、修正することができるようになります。

ISO 9001品質マネジメントシステム（QMS）を導入するためのさまざまなプロセスを読むと、それらが常に文書化の作業を組織に要求することに終始していることに気づかれるでしょう。

優れたISO9001の文書化は、理解しやすいように簡潔でなければなりません。そのために、QSEアカデミーでは、文書化の要求事項とそれを包括的に展開する方法を用意しました。

ISO 9001には、品質マニュアル、品質方針、手順書など、いくつかの具体的な文書が必要です。さらに、ISO 9001システムの導入を文書化した記録を残す必要があります。

品質マニュアルは、品質マネジメントシステムを構成する方針、手順、プロセスなど、組織全体の品質マネジメントシステムの概要を示すハイレベルな文書である。品質方針は、品質に対する組織のコミットメントを概説する経営陣の声明です。短く、シンプルで、理解しやすいものであるべきです。手順とは、品質マネジメントシステムをどのように実施するかを詳細に説明したものです。

記録は、ISO9001システムの実施状況を文書化し、要求事項への適合性を実証するために重要です。記録は、会議の議事録、品質計画書、監査報告書、管理図など、さまざまな形で作成されます。

ISO9001で要求される特定の文書は数種類しかありませんが、品質マネジメントシステムを完全に実施するために、組織では追加の文書を作成する必要があるかもしれません。例えば、手順の詳細なステップを文書化するための作業指示書やフォームが必要な場合もあります。重要なことは、品質マネジメントシステムを実施し、維持するために必要なすべての文書が整備されていることです。