Quando si leggono i diversi processi di implementazione Sistema di gestione della qualità (SGQ) ISO 9001, you’ll notice how they always end in richiedere alla vostra organizzazione di lavorare sulla documentazione.

Una buona ISO 9001 documentazione deve essere conciso, rendendolo facile da capire. Per raggiungere questo obiettivo, QSE Academy ha preparato una elenco dei requisiti di documentazione e come svilupparlo in modo completo.

Cosa rende importante la documentazione ISO 9001

– Your organization has documentare l'intero Sistema di Gestione della Qualità. Il Lo standard ISO 9001 comprende sia requisiti impliciti ed espliciti per documenti diversi.

– Your organization has to lavorare su tutto ciò che è contenuto nella vostra documentazione ISO 9001.

– Your organization must have a serie completa di documenti ISO 9001 di essere in grado di condurre le proprie attività in base alle norme ISO.

– Your organization must garantire che la documentazione soddisfi i requisiti della norma ISO 9001:2015 while ensuring efficiency and the process doesn’t heighten bureaucracy.

QSE Academy ricorda alle organizzazioni di non mettere sotto pressione i dipendenti aggiungendo ore di lavoro per produrre documentazione. Alcune aziende tendono addirittura a sborsare cifre eccessive per mantenere un SGQ burocratico e complicato.

Requisiti ISO 9001:2015 da preparare

• Procedure

Le procedure sono fondamentali nella documentazione ISO 9001 perché descrivono principalmente come le organizzazioni eseguono i vari processi, compresi i responsabili.

La ISO 9001:2015 stabilisce i requisiti per le procedure e il loro contenuto in molte clausole, ma i requisiti non sono sempre espliciti. QSE Academy suggerisce alle organizzazioni di delineare le procedure che coprono tutti i requisiti ISO 9001:2015 applicabili.

• Obiettivi di qualità

La ISO 9001:2015 richiede alle organizzazioni di mantenere i dettagli sugli obiettivi di qualità come informazioni documentate.

• Politica della qualità

QSE Academy ricorda alle organizzazioni che La politica per la qualità ISO 9001 funge da guida generale principle. The quality policy describes the company’s position about quality and customer satisfaction. Note that the quality policy must fulfill the requirements of ISO 9001:2015 sezione 5.2.

• Dichiarazione di portata

La sezione 4.3 della ISO 9001:2015 richiede che le organizzazioni includano una dichiarazione di ambito nella documentazione. The scope statement identifies the Quality Management System’s boundaries and application within organizations.

• Diagramma di flusso del processo

La sezione 4.4 della ISO 9001:2015 obbliga le aziende a disporre di un diagramma di flusso dei processi, che illustri il collegamento tra i diversi processi del Sistema di gestione della qualità ISO 9001.

• Istruzioni di lavoro

Richieste dalla sezione 8.5.1 della ISO 9001:2015, le istruzioni di lavoro sono la parte più specifica e complessa dei documenti. Le istruzioni di lavoro indicano con precisione come devono essere eseguiti determinati compiti. Le persone che eseguono il lavoro effettivo normalmente scrivono i documenti.

Tuttavia, si pensa erroneamente che tutte le attività di un'organizzazione debbano essere documentate. QSE Academy ci ricorda che la ISO 9001 richiede solo le istruzioni di lavoro necessarie che aggiungono valore reale alle organizzazioni.

• Registrazioni

There’s a fine line between documents and records. Documents give directions on how to oversight an organization. Meanwhile, i registri sono una prova di come si svolgono le cose e i processi.

La ISO 9001:2015 contiene diversi requisiti espliciti sulle registrazioni, compresi quelli per le registrazioni non definite.

La ISO 9001 richiede un manuale della qualità per la documentazione?

            Le versioni precedenti di ISO 9001 required a Quality Manual because it encloses the overall description of an organization’s Quality Management System. However, ISO 9001:2015 non obbliga più le organizzazioni a fornire un Manuale della Qualità.

Tuttavia, sonostante ciò, alcune organizzazioni decidono di creare un Manuale della Qualità per scopi di marketing e per fornire alle parti esterne informazioni generali sul proprio SGQ senza svelare i propri processi proprietari..

I moduli sono facoltativi?

Here’s a little bit of breather– ISO 9001:2015 doesn’t have requirements on using forms. QSE Academy assures your organization will not violate any ISO 9001:2015 requirements when you do not have any forms.

Tuttavia, l'uso dei moduli può essere vantaggioso in termini di risparmio di tempo e di coerenza. I moduli possono anche aiutare a formare le diverse registrazioni richieste dalla norma ISO 9001:2015.. Allo stesso modo, i moduli possono fungere da istruzioni o da guida nel processo di fornitura delle informazioni richieste.

Formato e contenuto

The requirements mentioned above are critical to your organization’s ISO 9001 documentation, yet many things are not needed.

-La vostra organizzazione doesn’t devono applicare qualsiasi formato o layout particolare.

-There’s non è necessario al riferimento ogni modulo e ogni documento all'altro.

-Ci sono nessun requisito relativo ai paragrafi introduttivi delle procedure.

-Ci sono no requirements that imply your organization’s documentation must be complex and hard to understand.

Come sviluppare una semplice documentazione ISO 9001

Tenete presente che lo scopo della documentazione ISO 9001 è quello di specificare le istruzioni su come la vostra organizzazione implementa il Sistema di gestione della qualità ISO 9001. Una documentazione eccellente deve essere facile da usare, da comprendere e da seguire.

QSE Academy mette in guardia le organizzazioni dallo sviluppare diversi documenti e dal fare riferimento a tutti gli altri documenti in ognuno di essi. Di conseguenza, la documentazione crea ridondanze e porta a un SGQ burocratico.

La vostra organizzazione può sviluppare una buona documentazione ISO 9001 tenendo conto delle diverse preferenze degli utenti. Ad esempio, è possibile combinare le istruzioni con l'uso di diagrammi di flusso, testi lunghi e immagini.

Se la vostra organizzazione lo ritiene necessario, è possibile utilizzare modelli di documentazione. Inoltre, potete comunicare con il vostro ISO 9001 consulente per la stesura della documentazione.

Come sapete, la revisione 2015 della ISO 9001 ha introdotto una serie di modifiche ai requisiti dei sistemi di gestione della qualità. Una delle modifiche più significative è stata l'aggiunta di nuovi requisiti relativi alla documentazione.

In particolare, la clausola 4.4 della ISO 9001 richiede ora alle organizzazioni di:

“Determine the required documents and records needed to ensure effective planning, operation and control of its processes” (4.4.1)

“Establish, implement and maintain procedures for the creation, updating, control and retrieval of these documents and records” (4.4.2)

In altre parole, le aziende devono ora disporre di procedure documentate che disciplinino le modalità di creazione, aggiornamento e archiviazione dei documenti e delle registrazioni relative alla qualità.

So what does this mean in practice? Let’s take a closer look at some of the key documentation requirements of ISO 9001:2015.

Le organizzazioni devono ora disporre di una politica della qualità documentata che includa l'impegno a soddisfare i requisiti dei clienti e a migliorare continuamente. La politica della qualità deve essere rivista almeno una volta all'anno per verificarne l'adeguatezza.

Il manuale della qualità non è più richiesto dalla ISO 9001, ma molte organizzazioni scelgono di mantenerne uno in quanto fornisce una panoramica dell'intero sistema di gestione della qualità.

ISO 9001:2015 requires businesses to document their process approach to quality management (if they haven’t already done so). This can be in the form of a high-level process map or flowchart.

Le organizzazioni devono ora documentare anche il loro approccio basato sul rischio. Ciò significa documentare come identificano e valutano i rischi e le opportunità e come pianificano e implementano le azioni per affrontarli.

Come in precedenza, le aziende devono disporre di procedure documentate per tutte le attività di gestione della qualità, comprese quelle relative a pianificazione, controllo, monitoraggio, revisione e miglioramento. Le organizzazioni devono ora garantire che queste procedure siano accessibili a tutto il personale interessato.

Oltre ai requisiti generali di cui sopra, ci sono anche diversi nuovi requisiti di documentazione specifici per la revisione 2015 della ISO 9001. Questi includono:

La necessità di documentare i risultati delle indagini sulla soddisfazione dei clienti (4.1.2)

L'obbligo di conservare le registrazioni delle valutazioni dei fornitori esterni (4.1.3).

La necessità di documentare i risultati delle valutazioni dei rischi e delle opportunità (4.1.4)

L'obbligo di conservare la documentazione delle azioni intraprese per affrontare i rischi e le opportunità (4.1.5).

La necessità di documentare le decisioni prese durante il processo di pianificazione (4.2)

L'obbligo di conservare le registrazioni delle comunicazioni con i clienti (4.3.2).

La necessità di documentare i risultati degli audit interni (8.2.2)

L'obbligo di conservare le registrazioni delle riunioni di riesame della direzione (9.3.2).

As you can see, there are now several new documentation requirements that businesses must comply with in order to be certified to ISO 9001:2015. However, it’s important to note that these requirements are not intended to be burdensome. The goal is simply to ensure that businesses have the necessary documentation in place to effectively plan, operate and improve their quality management systems.

If you’re looking for help with ISO 9001:2015 documentation, we’ve got you covered. We offer a complete set of customizable ISO 9001:2015 templates that can be used to quickly and easily develop all of the required documents for your quality management system. We also offer a range of services to help businesses with the transition to the new standard, including training, gap analysis, and certification.

Per ulteriori informazioni sui nostri servizi o per richiedere un preventivo gratuito, contattateci oggi stesso.

QSE Academy incoraggia le organizzazioni a mantenere la documentazione il più efficiente e semplice possibile. Il nostro team di consulenti esperti può aiutare la vostra organizzazione a implementare un Sistema di Gestione della Qualità conforme agli standard ISO 9001, compresa la documentazione.

Ricordate che una semplice documentazione consente di risparmiare tempo nell'implementazione di un Sistema di gestione della qualità, aiutandovi a raggiungere l'efficienza operativa e la soddisfazione dei clienti.