Requisiti di comunicazione ISO 9001:2015

Comunicazione ISO 9001

Comunicazione ISO 9001 è essenziale perché permette di trasmettere i messaggi in modo sistematico. Permette una comprensione completa di idee, opinioni e fatti.

Nel mondo aziendale, la comunicazione riveste la massima importanza. processi, regole, e i dettagli sono spiegati e compresi correttamente.

Allo stesso modo, la comunicazione supporta i processi al fine di rendere il vostro Sistema di gestione della qualità (SGQ) lavorare quando la vostra organizzazione è in regola con ISO 9001:2015.

Inoltre, i nuovi requisiti di comunicazione della ISO 9001 sono in fase di Sezione 7 o clausola di sostegno.

Questa sezione copre tutti i requisiti dei processi che l'organizzazione deve stabilire per supportare un SGQ.

Garantirà inoltre la capacità di fornire prodotti e servizi che soddisfino i requisiti e le esigenze del mercato. aumentare la soddisfazione dei clienti. Tutti questi aspetti rientrano nel campo di applicazione di qualsiasi SGQ e della norma ISO 9001:2015.

In che modo la comunicazione ISO 9001 supporta un SGQ?

Il Sezione di supporto della ISO 9001:2015 comprende diversi processi di supporto per un Sistema di gestione della qualità.

• Comunicazione;
• Risorse umane;
• Infrastruttura;
• Monitoraggio;
• Misura;
• Ambiente operativo;
• Consapevolezza;
• Competenza;
• Processo di creazione di informazioni documentate;
• Processo di controllo delle informazioni documentate;

Eppure, i requisiti di comunicazione sono i più semplici di tutti.

Quali sono le comunicazioni significative per un sistema di gestione della qualità?

In generale, i requisiti per la comunicazione specificano che un'organizzazione deve identificare il interno e esterno comunicazione essenziale per il SGQ.

Per determinare ciò che è considerato rilevante, la vostra organizzazione deve guardare indietro al ambito di applicazione del proprio SGQ.

Come si ricorderà, il campo di applicazione definisce ciò che il SGQ copre all'interno dell'organizzazione.

I prodotti e i servizi del SGQ da voi identificati vi aiuteranno a decidere cosa comunicazione è significativo al vostro SGQ.

Cosa compone un piano di comunicazione?

Nell'identificare le comunicazioni vitali del SGQ, l'organizzazione deve considerare i seguenti aspetti in un piano di comunicazione.

• Che cosa si deve comunicare?

Prima di tutto, quali comunicazioni includerete nel vostro SGQ?

Alcune organizzazioni hanno l'obbligo legale di riferire su alcuni elementi del SGQ, come le non conformità di prodotto e di servizio.

• Con chi comunicherà la vostra organizzazione?

C'è un elenco di gruppi con cui la vostra organizzazione potrebbe dover comunicare:

• Clienti;
• Dipendenti;
• Partner commerciali;
• Fornitori;
• Azionisti;
• Agenzie governative;
• Media;
• Membri del pubblico;

Si noti che le comunicazioni da diffondere dipendono comunque dall'argomento. Non tutte le comunicazioni devono essere condivise con tutte le parti di questo elenco.

• Quando la vostra organizzazione comunicherà?

Questo aspetto dipende anche da l'argomento o la brevità della situazione.

Ad esempio, quando la vostra organizzazione comunicherà un prodotto non conforme?

Quanto tempo aspetterà la vostra organizzazione prima di comunicare un cambiamento nel sito del vostro magazzino?

Quando la vostra organizzazione dovrebbe informare parti interessate sugli sviluppi vitali del SGQ?

In alcuni casi, i requisiti legali o contrattuali possono influire su questa decisione.

• Chi comunicherà?

Analogamente alla precedente, questa decisione si basa sulla severità del informazioni.

Ad esempio, un team di progetto possono comunicare piccole non conformità, mentre Amministratori delegati dovrebbe comunicare i guasti critici.

Inoltre, alcuni individui o rappresentanti incaricati possono comunicare informazioni ai media.

• Come comunicherà la vostra organizzazione?

Esistono diverse modalità di comunicazione per la vostra organizzazione. Tuttavia, alcuni modi funzioneranno meglio di altri a causa delle diverse informazioni e dell'ampia gamma di parti coinvolte.

A seconda delle esigenze di comunicazione, l'organizzazione può utilizzare e-mail, comunicati stampa, colloqui personali, riunioni, chiamate o messaggi di testo.

Preparare e pianificare le comunicazioni

ISO 9001:2015 non richiede che il vostro piano di comunicazione faccia parte delle informazioni documentate.

Tuttavia, includere il vostro piano di comunicazione nelle informazioni documentate rende il lavoro meno complicato.

Ad esempio, se l'amministratore delegato di una piccola azienda si occuperà di tutte le comunicazioni, non sarà necessario documentare il piano di comunicazione.

D'altra parte, un piano documentato è consigliabile in una situazione più complessa che coinvolge molte persone che comunicano a diversi interlocutori, su argomenti diversi, in modalità diverse.

Si noti che questi requisiti si applicano sia alle comunicazioni interne che a quelle esterne.

Ricordate di individuare il modo in cui comunicherete le informazioni critiche del SGQ ai vostri dipendenti.

Oggi le organizzazioni sono sotto pressione per migliorare la comunicazione con i clienti, i fornitori e le altre parti interessate. La nuova norma ISO 9001:2015 sul Sistema di Gestione della Qualità (SGQ) include requisiti per una migliore comunicazione che aiuterà le organizzazioni a soddisfare queste aspettative.

Per essere certificate secondo il nuovo standard, le organizzazioni devono stabilire e mantenere metodi efficaci di comunicazione con le parti interessate. Ciò include la specificazione delle informazioni che devono essere comunicate, nonché di chi deve riceverle e di come verranno consegnate.

Il nuovo standard richiede inoltre alle organizzazioni di prendere in considerazione le esigenze e le aspettative specifiche delle parti interessate quando pianificano e implementano le loro attività di comunicazione. In altre parole, le organizzazioni devono pensare a ciò che i loro stakeholder vogliono e devono sapere, e quindi assicurarsi che le informazioni giuste siano comunicate in modo efficace.

Infine, la ISO 9001:2015 richiede alle organizzazioni di valutare regolarmente le proprie attività di comunicazione e di intervenire per migliorarle, se necessario. Seguendo questi requisiti, le organizzazioni possono essere sicure di comunicare efficacemente con le parti interessate su tutti gli aspetti del loro SGQ.

Inoltre, QSE Academy suggerisce di sviluppare in anticipo un piano di comunicazione.

Se la vostra organizzazione aspetta fino all'ultimo minuto, rischiate di commettere errori che potrebbero danneggiare la vostra credibilità, immagine e reputazione.

Tenete presente che un buon SGQ significa anche creare un buon piano di comunicazione.

Per saperne di più sui requisiti ISO 9001:2015, consultate i toolkit creati dagli esperti ISO di QSE Academy.