Parti interessate ISO 9001: come definirle e gestirle

Parti interessate

Le norme ISO 9001, ISO 14001 e ISO 45001 sistemi di gestione Gli standard richiedono alle organizzazioni di comprendere le esigenze e le aspettative delle Parti Interessate.

In questo post, QSE Academy spiega chi sono le Parti Interessate e come la vostra organizzazione può gestirle. Imparerete anche a comprenderle e a stabilire le priorità.

La norma ISO 9001:2015 richiede che le organizzazioni tengano conto delle esigenze e delle aspettative delle parti interessate quando pianificano e implementano il loro sistema di gestione della qualità (SGQ). Quindi, cosa sono le parti interessate e come potete assicurarvi di soddisfare le loro esigenze?

Le parti interessate possono essere definite come qualsiasi individuo o gruppo che può influenzare o essere influenzato dalle attività di un'organizzazione. Ciò include clienti, fornitori, dipendenti, azionisti, autorità di regolamentazione e la comunità in generale.

Lo standard richiede che le organizzazioni identifichino le parti interessate al loro SGQ e determinino come comunicare con loro. Le organizzazioni devono inoltre tenere conto delle esigenze e delle aspettative delle parti interessate quando pianificano e attuano le modifiche al proprio SGQ.

Un modo per garantire che la vostra organizzazione soddisfi le esigenze delle parti interessate è coinvolgerle nel processo di pianificazione del SGQ. Ciò può avvenire attraverso sondaggi, focus group o altri metodi di raccolta di feedback.

Un altro modo per tenere informate le parti interessate è stabilire un sistema di comunicazione delle modifiche al SGQ. Ciò potrebbe includere l'invio di newsletter, l'organizzazione di riunioni o la pubblicazione di aggiornamenti su un sito web o intranet aziendale.

Prendendo in considerazione le esigenze e le aspettative delle parti interessate, le organizzazioni possono garantire che il loro SGQ sia in grado di rispondere alle mutevoli esigenze del loro ambiente e di soddisfare meglio i requisiti dei clienti.

Introduzione 

Sia la ISO 14001 che la ISO 45001 definiscono l'IP come un:

"Persona o organizzazione che può influenzare, essere influenzata o percepire di essere influenzata da una decisione o da un'attività".

Secondo la norma ISO 14001,percepirsi o essere colpito" significa che l'osservazione è stata riconosciuta dall'organizzazione. Ciò riguarda i commenti o i feedback provenienti dai canali di social media di un'organizzazione.

Nel frattempo, la norma ISO 45001 afferma che "Il presente Standard internazionale stabilisce i requisiti relativi ai lavoratori che sono anche Parti interessate".

Per quanto riguarda la spiegazione del concetto di PI nel contesto della gestione della qualità, la ISO 14001 osserva che:

• È fondamentale prendere in considerazione tutti gli IP rilevanti, poiché il concetto va oltre la focalizzazione sui clienti.
• La proprietà intellettuale rilevante comporta un rischio sostanziale per la sostenibilità di un'organizzazione se le loro aspettative e necessità non vengono soddisfatte.

 

Esempi di parti interessate

            Si noti che gli esempi possono dipendere da ciascun tipo di standard del sistema di gestione.

Ad esempio, ISO 9001 riguarda, tra gli altri, clienti, proprietari, dipendenti, enti normativi, sindacati, partner e concorrenti..

Inoltre, La ISO 14001 coinvolge clienti, fornitori, comunità, organizzazioni non governative, investitori e simili..

D'altra parte, La ISO 45001 include lavoratori, top management, fornitori esterni, appaltatori, lavoratori interinali e così via..

Tuttavia, non si escludono a vicenda. Ciò significa che possono passare da un sistema di gestione all'altro a seconda della rilevanza.

Inoltre, questi esempi sono esaustivi. Pertanto, devono essere misurati solo come punto di partenza.

La vostra organizzazione deve leggere e comprendere le definizioni di ciascun esempio in alcuni standard.

Comprendere le loro esigenze e aspettative

La vostra organizzazione non deve sottovalutare l'importanza di gestione degli stakeholder al vostro successo.

Più che di essere focalizzati sul cliente, si tratta di comprendere e gestire con forza gli stimoli mutevoli, positivi e negativi, che provengono dalla società. parti interessate.

Le norme ISO sui sistemi di gestione si riferiscono alle parti interessate come parti interessate.

Secondo la norma ISO 9000, "Le organizzazioni attirano, catturano e mantengono il sostegno delle parti interessate da cui dipendono per il loro successo.".

• Gli IP sono considerati una parte fondamentale del contesto dell'organizzazione.
• I PI devono essere compresi prima di definire il campo di applicazione del sistema di gestione.
• Contesto + IP = Ambito del sistema di gestione

Per comprendere le aspettative e le esigenze degli IP, un'organizzazione deve stabilire:

1. Gli IP pertinenti al sistema di gestione;
2. I requisiti significativi per il sistema di gestione, come le aspettative e le esigenze degli IP,

Parti interessate e loro relazioni

QSE Academy consiglia di combinare gli IP in base alle loro relazioni con le organizzazioni.

ISO 14004 - Linee guida per l'implementazione dei sistemi di gestione ambientale (SGA) fornisce esempi di IP basati sulle loro relazioni con le organizzazioni, in base alle loro caratteristiche:

• Autorità- regolatori, ecc.
• Responsabilità- investitori, ecc.
• Rappresentazione- sindacati, ecc.
• Influenza- gruppi di pressione, ecc.
• Dipendenza- dipendenti, ecc.
• Prossimità- vicini, ecc.

Ci sono casi in cui approcci gestionali diversi richiedono sottocategorie. Ad esempio, i clienti possono aggiungere clienti transazionali, che hanno aspettative ed esigenze diverse rispetto ai key account.

Rilevanza, aspettative ed esigenze delle parti interessate

Le esigenze, le aspettative e la rilevanza dipendono dalla complessità e dalle dimensioni dell'organizzazione.

Ad esempio, uno studio legale multinazionale può avere bisogno di una serie di metodi di ricerca, come quelli qualitativi e quantitativi.

Nel frattempo, una tipografia con cinque dipendenti può completare la ricerca con alcune telefonate a clienti e fornitori.

Potere e interesse

Per aiutarvi a decidere come gestire gli IP, utilizzate il libro di Johnson e Scholes Matrice potere/interesse. Questo strumento copre le variabili vitali della relazione:

1. Forza della rilevanza - Quanto interesse hanno gli IP nelle attività e nelle decisioni della vostra organizzazione.
2. Significatività del rischio - Quanta influenza o potere hanno gli IP sulle attività e sulle decisioni della vostra organizzazione.

Mappatura delle parti interessate

Questo aiuta a stabilire le priorità degli sforzi necessari per soddisfare le esigenze e le aspettative dei PI.

• Individuare gli IP significativi – Utilizzate esempi tratti dagli standard dei sistemi di gestione ISO per creare un elenco categorizzato.
• Determinare le esigenze e le aspettative degli IP-Applicate vari metodi di ricerca per verificare la vostra comprensione di ogni stakeholder significativo.
• Classificare gli IP in termini di interesse e potere - Valutare il loro livello di influenza e la forza del loro interesse sulle azioni e sulle decisioni dell'organizzazione.
• Stabilire priorità e obiettivi - Per ridurre il rischio che le aspettative e le esigenze degli IP non vengano soddisfatte, è necessario determinare i risultati da raggiungere.

Promemoria...

            È fondamentale e prezioso comprendere le aspettative e le esigenze degli IP per aiutare la vostra organizzazione:

• Delineare il campo di applicazione del sistema di gestione;
• Adempiere alle responsabilità di conformità;
• Ottenere un miglioramento costante;
• Garanzia di soddisfazione del cliente;
• Incontra il requisiti della norma ISO 9001, ISO 14001 e ISO 45001.

QSE Academy ha preparato questa guida completa per aiutare la vostra organizzazione a sviluppare un quadro di riferimento per la determinazione, la comprensione, il monitoraggio e la revisione delle Parti Interessate.

Allo stesso modo, abbiamo formulato dei kit di strumenti per assistere la vostra organizzazione nella creazione di un processo che si riferisce a Parti interessate con l'ambito del vostro sistema di gestione.