¿Cómo prepararse para una auditoría ISO 9001?

Auditoría ISO 9001

Ser auditada ya es bastante desalentador para una empresa que tiene todos sus sistemas en marcha, sin rastros de papel y sin preocupaciones sobre la calidad de sus productos y servicios. En resumen, una empresa que ya ha alcanzado los más altos estándares de Certificación ISO 9001 es un candidato ideal para el proceso de auditoría externa de la norma. Para otros, sin embargo, la perspectiva de una auditoría es nada menos que una pesadilla.

Los principales practicantes de la norma tienen sus propias formas de abordar una auditoría. Una empresa de servicios probablemente será contactada por los clientes de su cliente para realizar la auditoría. La empresa organizará la auditoría de acuerdo con sus procedimientos internos, que puede imponer a sus clientes como parte de sus compromisos contractuales. De este modo, puede mantener el control sobre el proceso y conservar su reputación de calidad e integridad. También es probable que la empresa insista en que su personal lleve a cabo la auditoría.

Una empresa de inspección probablemente hará exactamente lo que su nombre indica: organizará una inspección independiente de sus instalaciones y operaciones. Es muy posible que la empresa tenga sus propios procedimientos internos, que pueden imponerse a las empresas cuyo ISO 9001 certificación que inspecciona. También querrá mantener su reputación de calidad e integridad. Es poco probable que insista en que su personal realizar la auditoría sino que optará por terceros, en cuya independencia e integridad puede confiar.

Es probable que una empresa de certificación también decida organizar una inspección independiente de sus instalaciones y operaciones. Es muy posible que insista en que sea su personal quien realice la inspección. Estará igualmente dispuesta a fomentar una reputación de calidad e integridad.

El tamaño y la naturaleza de su empresa también influirán. el tipo de auditoría que se le ofrece. Una empresa grande y multinacional probablemente optará por los servicios de una empresa de inspección; puede esperar recibir un equipo completo de auditores independientes que llegarán en masa, con todos los artilugios e instrumentos más modernos. Una empresa pequeña o mediana, por el contrario, buscará una empresa de servicios que se encargue de la auditoría. Probablemente tendrá que conformarse con menos espectáculo: uno o dos auditores cuya llegada puede no anunciarse.

Las auditorías pueden ser una perspectiva desalentadora, sobre todo si no está seguro de lo que le espera. Por suerte, hay algunas cosas que puede hacer para prepararse y que la experiencia sea lo más llevadera posible.

He aquí algunos consejos sobre cómo prepararse para una auditoría ISO 9001:

1. Conocer los requisitos por dentro y por fuera. Familiarícese con todos los requisitos de la norma para poder responder fácilmente a cualquier pregunta que surja durante la auditoría.

2. Understand your organization’s procedures. Conozca el funcionamiento de su organización y sea capaz de explicar sus procedimientos al auditor.

3. Prepárese para responder a las preguntas sobre su sistema de gestión de la calidad. El auditor querrá saber cómo funciona su sistema y en qué beneficia a su organización.

4. Prepárese para presentar pruebas. Es probable que el auditor pida ver ejemplos de su sistema de gestión de la calidad en acción. Asegúrese de tener a mano abundante documentación que respalde sus afirmaciones.

5. Tener una actitud positiva. Show the auditor that you’re open to feedback and willing to make improvements to your system.

Siguiendo estos consejos, puede asegurarse de que su auditoría ISO 9001 se desarrolle sin problemas y de que está preparado para cualquier cosa que surja. Con un poco de preparación, puede hacer que la experiencia sea mucho menos estresante y más productiva.

El coste de una auditoría también es probable que varíe en función de la complejidad de su empresa y del tamaño y estatus de su organización. Una empresa de servicios puede cobrar unos 10.000 euros por una evaluación completa de un solo punto o 15.000 euros por una evaluación interna; un organismo de certificación multinacional cobró hasta 200.000 euros por su última evaluación. ISO 9001 Paquete de auditoría interna que abarca miles de elementos repartidos por decenas de unidades de negocio en todo el mundo.

Después de la auditoría, su empresa recibir un informe y un certificado. Cada auditor tiene su propio estilo. Algunos serán breves, le darán una copia del informe en el acto y le entregarán su certificado al final de la reunión; otros querrán darle muchas oportunidades de hacer preguntas antes de emitir ambos.

Un último punto: aunque la mayoría de los auditores están perfectamente familiarizados con la norma ISO 9001, es posible que no dejen entrever que lo están, por si eso les perjudica. Pregúnteles directamente sobre su conocimiento de la norma, o vaya sobre seguro pidiendo un Auditor ISO 9001 para llevar a cabo su auditoría.