Requisitos de comunicación de ISO 9001:2015

Comunicación ISO 9001

Comunicación ISO 9001 es esencial porque permite transmitir mensajes de forma sistemática. Proporciona una comprensión completa de ideas, opiniones y hechos.

En el mundo de la empresa, la comunicación reviste la máxima importancia, por lo que procesos, normas, y los detalles se explican y comprenden adecuadamente.

Asimismo, la comunicación apoya los procesos para que su Sistema de gestión de la calidad (SGC) trabajo cuando su organización cumple ISO 9001:2015.

Además, los nuevos requisitos de comunicación de la norma ISO 9001 se están Sección 7 o cláusula de apoyo.

Esta sección cubre todos los requisitos para los procesos que su organización necesita establecer para apoyar un SGC.

También garantizará la capacidad de suministrar productos y servicios que cumplan los requisitos y aumentar la satisfacción del cliente. Todo ello entra dentro del ámbito de cualquier SGC y de la norma ISO 9001:2015.

¿Cómo apoya la comunicación ISO 9001 a un SGC?

En Sección de apoyo de ISO 9001:2015 incluye varios procesos de apoyo para un Sistema de Gestión de la Calidad.

• Comunicación;
• Recursos humanos;
• Infraestructura;
• Supervisión;
• Medición;
• Entorno de operaciones;
• Concienciación;
• Competencia;
• Proceso de creación de información documentada;
• Proceso de control de la información documentada;

Sin embargo, los requisitos de comunicación son los más sencillos de todos.

¿Qué son las comunicaciones significativas para un sistema de gestión de la calidad?

En general, los requisitos de comunicación especifican que una organización debe identificar las interno y externo comunicación esencial para el SGC.

Para determinar qué se considera relevante, su organización debe remontarse al alcance de su SGC.

Como recordará, el alcance define lo que cubre el SGC dentro de su organización.

Los productos y servicios de su SGC identificados le ayudarán a decidir qué comunicación es significativo a su SGC.

¿En qué consiste un plan de comunicación?

A la hora de identificar las comunicaciones vitales del SGC, su organización debe tener en cuenta los siguientes aspectos en un plan de comunicación.

• ¿Qué debe comunicarse?

Lo primero es lo primero: ¿qué comunicaciones incluirá en su SGC?

Algunas organizaciones tienen requisitos legales para informar sobre determinados elementos del SGC, como las no conformidades de productos y servicios.

• ¿Con quién se comunicará su organización?

Hay una lista de grupos con los que su organización podría tener que comunicarse:

• Clientes;
• Empleados;
• Socios comerciales;
• Proveedores;
• Accionistas;
• Agencias gubernamentales;
• Medios de comunicación;
• Miembros del público;

Tenga en cuenta que la comunicación que se distribuya seguirá dependiendo del tema. No todos los asuntos de comunicación deben compartirse con todas las partes de esta lista.

• ¿Cuándo se comunicará su organización?

Este aspecto también depende de el tema o la brevedad de la situación.

Por ejemplo, ¿cuándo comunicará su organización un producto no conforme?

¿Cuánto tiempo esperará su organización antes de comunicar un cambio en las instalaciones de su almacén?

¿Cuándo debe informar su organización partes interesadas sobre acontecimientos vitales en el SGC?

En algunos casos, los requisitos legales o contractuales pueden influir en esta decisión.

• ¿Quién comunicará?

De forma similar a la anterior, esta decisión se basa en la gravedad de la información.

Por ejemplo, un equipo del proyecto puede comunicar pequeñas disconformidades, mientras que Directores Generales debe comunicar los fallos críticos.

Además, algunas personas o representantes asignados pueden comunicar información a los medios de comunicación.

• ¿Cómo se comunicará su organización?

Su organización puede comunicarse de distintas maneras. Sin embargo, algunas formas funcionarán mejor que otras debido a la diversidad de la información y al amplio abanico de partes implicadas.

Dependiendo de lo que necesite comunicar, su organización puede utilizar el correo electrónico, comunicados de prensa, conversaciones en persona, reuniones, llamadas o mensajes de texto.

Prepare y planifique sus comunicaciones

ISO 9001:2015 no exige que su plan de comunicación forme parte de la información documentada.

No obstante, incluir su plan de comunicación en la información documentada hace el trabajo menos complicado.

Por ejemplo, si el Director General de una pequeña empresa se encarga de toda la comunicación, no es necesario documentar el plan de comunicación.

En cambio, un plan documentado es aconsejable en una situación más compleja en la que intervienen muchas personas que se comunican con distintas partes, sobre temas diversos y en distintos modos.

Tenga en cuenta que estos requisitos se aplican tanto a las comunicaciones internas como a las externas.

Recuerde identificar cómo comunicará la información crítica del SGC a sus empleados.

Hoy en día, las organizaciones están bajo presión para mejorar la comunicación con sus clientes, proveedores y otras partes interesadas. La nueva norma ISO 9001:2015 del Sistema de Gestión de la Calidad (SGC) incluye requisitos para mejorar la comunicación que ayudarán a las organizaciones a cumplir estas expectativas.

Para certificarse conforme a la nueva norma, las organizaciones deben establecer y mantener métodos eficaces de comunicación con sus partes interesadas. Esto incluye especificar la información que debe comunicarse, así como quién debe recibirla y cómo se entregará.

La nueva norma también exige a las organizaciones que tengan en cuenta las necesidades y expectativas específicas de sus partes interesadas a la hora de planificar y ejecutar sus actividades de comunicación. En otras palabras, las organizaciones tienen que pensar en lo que sus partes interesadas quieren y necesitan saber, y luego asegurarse de que se comunica la información correcta de manera eficaz.

Por último, la norma ISO 9001:2015 requiere que las organizaciones evalúen sus actividades de comunicación de forma periódica y tomen medidas para mejorarlas si es necesario. Siguiendo estos requisitos, las organizaciones pueden estar seguras de que se están comunicando eficazmente con sus partes interesadas sobre todos los aspectos de su SGC.

Además, la Academia QSE sugiere elaborar un plan de comunicación con antelación.

Si su organización espera hasta el último minuto, corre el riesgo de cometer errores que podrían dañar su credibilidad, imagen y reputación.

Tenga en cuenta que un buen SGC también implica crear un buen plan de comunicación.

Si desea obtener más información sobre los requisitos de la norma ISO 9001:2015, consulte los kits de herramientas creados por los expertos en ISO de QSE Academy.