ISO-Audit: Was bedeutet es und wie kann man sich vorbereiten?

Eine ISO-Audit ist ein grundlegender Begriff, der bedeutet, dass man sich vergewissern muss, dass man wirklich das tut, was man vorgibt zu tun.

Während des ISO-Audits werden Sie:

- Prüfen Sie, ob der Verwaltungsrahmen in Konsistenz mit den geltenden ISO Standard.

- Prüfen Sie, ob Sie die zur Erfüllung der Qualitätsziele getroffenen Maßnahmen angemessen sind.

- Prüfen Sie, ob alle Fragen innerhalb des Verwaltungsrahmens wurden in Angriff genommen - Suche nach Verbesserungsmöglichkeiten für das Verwaltungssystem

Ein ISO-Audit ist eine regelmäßige Bewertung der Einhaltung der Anforderungen der Internationalen Organisation für Normung (ISO) durch eine Organisation. Der Zweck eines ISO-Audits besteht darin, zu überprüfen, ob die Organisation die von der ISO festgelegten Normen und Verfahren einhält.

Audits können entweder von internen oder externen Prüfern durchgeführt werden und werden in der Regel einmal alle drei Jahre angesetzt. Organisationen können sich jedoch auch für eine häufigere Prüfung entscheiden, wenn sie dies für notwendig erachten.

ISO-Audits sind in der Regel in zwei Teile unterteilt: ein Managementsystem-Audit und ein Produkt-Audit. Beim Managementsystem-Audit wird die Einhaltung der ISO-Normen durch die Organisation insgesamt bewertet, während sich das Produkt-Audit speziell auf die Produkte oder Dienstleistungen konzentriert, die die Organisation herstellt.

Die Vorbereitung auf ein ISO-Audit kann eine entmutigende Aufgabe sein, aber es gibt ein paar Dinge, die Organisationen tun können, um den Prozess reibungsloser zu gestalten. Erstens ist es wichtig, sich mit den Anforderungen der ISO-Normen vertraut zu machen, die für die Organisation gelten. Zweitens sollte die Organisation Verfahren entwickeln und einführen, um die Einhaltung dieser Normen zu gewährleisten.

Schließlich sollte die Organisation einen kompetenten und erfahrenen Auditor auswählen, der in der Lage ist zu beurteilen, ob die Organisation die Anforderungen der ISO-Normen erfüllt oder nicht.

Die ISO-Definition für "Audit" lautet:

"Eine systematische und unabhängige Prüfung, um festzustellen, ob die Qualitätstätigkeiten und die damit verbundenen Ergebnisse den geplanten Vereinbarungen entsprechen und ob diese Vereinbarungen wirksam umgesetzt werden und geeignet sind, die Ziele zu erreichen."

Es gibt 3 Haupttypen von ISO-Audits :

Audit der ersten Partei - auch genannt ein Innenrevision. Diese Audits werden in der Regel von Ihren eigenen Mitarbeitern durchgeführt (die bereit sind, die Managementprüfungen durchzuführen), oder sie können von einer externen Organisation zu Ihren Gunsten durchgeführt werden, wenn Sie nicht über genügend Ressourcen verfügen.

Audit der zweiten Partei - auch genannt Anbieter-Audit. Diese Überprüfungen werden normalerweise abgeschlossen durch leitende Revisoren Sie sollen gewährleisten, dass die Organisationen, die Ihnen Artikel/Dienstleistungen liefern, das tun, was sie angeben. Auch diese Überprüfungen können von einer externen Organisation durchgeführt werden, wenn Sie nicht über die entsprechenden Mittel verfügen.

Audit durch Dritte - zusätzlich bekannt als Bestätigungsprüfung. Diese Prüfungen werden ständig von einem Auditor der Zertifizierungsstelle. Diese Audits sollen dazu dienen Zertifizierung oder Akkreditierung zur wichtigen ISO-Norm durch eine anerkannte Stelle.

Audits können (und sollten manchmal auch) gegen eine der ISO-Normen gerichtet sein, einschließlich ISO 9001, ISO 14001, OH&S 18001, AS9100, ISO 13485, TS 16969, ISO 27001.

Ein Beispiel hierfür findet sich in der ISO 9001 unter Abschnitt 8.2.2:

"Die Organisation muss in geplanten Abständen interne Audits durchführen, um festzustellen, ob das Qualitätsmanagementsystem"

Wie kann man sich auf das ISO-Audit vorbereiten?

Hier sind sechs Tipps, um den Auditor zu beeindrucken und Ihre ISO-Zertifizierung im ersten Anlauf zu erhalten.

1. Rundum vorbereitet sein

Die ISO-Zertifizierung sollte ein lebendiger Organisationsprozess sein, der ständig aufgefrischt und verbessert wird. Damit dies gültig ist, müssen Sie ein Fahrplan für Aufträge, interne Audits und Überprüfungen-und halten Sie sich daran. Das Schlimmste, was Sie tun können, ist, einen Monat vor der Prüfung zu warten und danach zu versuchen, alles in aller Eile zu erledigen.

2. Interne Prüfung wahrnehmen

Eine gründliche interne Prüfung ermöglicht es Ihnen, alle echten Unstimmigkeiten zu erkennen, bevor die Endkontrolle. Die Innenrevision kann ebenfalls Personal für den Prozess der abschließenden Auditsitzung einplanen.

3. Durchführung von Korrekturmaßnahmen

Sie sollten korrigierende Maßnahmen ergreifen, um intermittierende Probleme einzuschränken, wenn sie auftreten. Ein einzelner Fall von Nichtkonformität wird Ihre ISO-Zertifizierung nicht gefährden, aber gelegentlich auftretende Probleme erfordern Abhilfemaßnahmen. Ein vom Inspektor festgestellter bemerkenswerter Mangel könnte Ihre Zertifizierung verzögern und dazu führen, dass Sie nicht mehr in der Lage sind, so schnell wie möglich ein Verfahren zur Behebung des Mangels zu entwickeln.

4. Vergessen Sie nicht die Managementbewertung

Ihre Managementbewertung untersucht Ihren gesamten Qualitätsmanagementrahmen in jedem Fall einmal pro Jahr. Ihre besten Vorgesetzten sollten einbezogen werden, um einen Überblick über Ihr Qualitätsmanagement, die Ziele für das folgende Jahr, Kundenbemerkungen, Probleme mit der Nichteinhaltung von Vorschriften und Korrekturmaßnahmen, den Status interner Audits sowie etwaige Fortschritte bei Verfahren und Richtlinien zu erhalten.

Das Management-Review muss sorgfältig sein, rund um die berichtete Sitzung, die zur Bildung von Aktivitäten führen wird, um zu beabsichtigen, die während der Sitzung erkannten Probleme zu bestimmen. Ihr Management-Review sollte rechtzeitig vor der Sitzung durchgeführt werden, damit Änderungen umgesetzt werden können.

5. Korrektes Prüfen der Ziele 

Die neuen ISO-Normen stellen höhere Anforderungen an die Festlegung, Überprüfung und Änderung von Ziele. Der Prüfer hofft, dass Sie Ihre Entwicklung bei der Zielerreichung nach einiger Zeit im Auge behalten haben. Zögern Sie nicht, Ihre Ziele entsprechend den Erfordernissen des Unternehmens zu ändern. Bei einem Abschwung ist es zum Beispiel völlig normal, die Ziele an die veränderte Finanzlage anzupassen.

6. Sicherstellen, dass alles sauber ist

Es ist wichtig, dass der Arbeitsbereich sauber und organisiert ist. Die Direktoren sollten vor der Überprüfung die Produktionslinie besichtigen, um sicherzustellen, dass alles an der richtigen Stelle ist.