ISO 9001:2015 Kommunikationsanforderungen

ISO 9001 Kommunikation

ISO 9001 Kommunikation ist von wesentlicher Bedeutung, da sie die systematische Übermittlung von Nachrichten ermöglicht. Sie vermittelt ein umfassendes Verständnis von Ideen, Meinungen und Fakten.

In der Unternehmenswelt wird der Kommunikation größte Bedeutung beigemessen. Prozesse, Regeln, und Details richtig erklärt und nachvollzogen werden.

Gleichermaßen ist die Kommunikation unterstützt Prozesse um Ihre Qualitätsmanagement-System (QMS) arbeiten, wenn Ihre Organisation die folgenden Vorschriften einhält ISO 9001:2015.

Darüber hinaus sind die neuen Kommunikationsanforderungen der ISO 9001 unter Abschnitt 7 oder die Unterstützungsklausel.

Dieser Abschnitt behandelt alle Anforderungen an die Prozesse, die Ihre Organisation zur Unterstützung eines QMS einrichten muss.

Sie wird auch die Fähigkeit garantieren, Produkte und Dienstleistungen zu liefern, die den Anforderungen entsprechen und die Kundenzufriedenheit steigern. All dies fällt in den Geltungsbereich eines jeden QMS und der ISO 9001:2015.

Wie unterstützt die ISO 9001-Kommunikation ein QMS?

Die Unterstützungsabschnitt der ISO 9001:2015 umfasst mehrere unterstützende Prozesse für ein Qualitätsmanagementsystem.

• Kommunikation;
• Menschliche Ressourcen;
• Infrastruktur;
• Überwachung;
• Messung;
• Einsatzumgebung;
• Sensibilisierung;
• Kompetenz;
• Verfahren zur Erstellung dokumentierter Informationen;
• Verfahren zur Kontrolle dokumentierter Informationen;

Dabei sind die Kommunikationsanforderungen die einfachsten von allen.

Was sind wichtige Mitteilungen für ein Qualitätsmanagementsystem?

Im Allgemeinen legen die Kommunikationsanforderungen fest, dass eine Organisation die intern und extern Kommunikation als wesentlicher Bestandteil des QMS.

Um zu bestimmen, was als relevant angesehen wird, muss Ihre Organisation auf die Vergangenheit zurückblicken Umfang seines QMS.

Wie Sie sich vielleicht erinnern, definiert der Geltungsbereich, was das QMS in Ihrer Organisation abdeckt.

Die von Ihnen identifizierten QMS-Produkte und -Dienstleistungen werden Ihnen helfen zu entscheiden was Kommunikation ist bedeutsam zu Ihrem QMS.

Was macht einen Kommunikationsplan aus?

Bei der Identifizierung wichtiger QMS-Kommunikationsmaßnahmen muss Ihre Organisation die folgenden Aspekte in einem Kommunikationsplan berücksichtigen.

• Was sollte kommuniziert werden?

Das Wichtigste zuerst: Welche Mitteilungen werden Sie in Ihr QMS aufnehmen?

Einige Organisationen sind gesetzlich verpflichtet, über bestimmte Elemente des QMS zu berichten, z. B. über die Nichtkonformität von Produkten und Dienstleistungen.

• Mit wem wird Ihre Organisation kommunizieren?

Es gibt eine Liste von Gruppen, mit denen Ihre Organisation möglicherweise kommunizieren muss:

• Kunden;
• Mitarbeiter;
• Geschäftspartner;
• Lieferanten;
• Aktionäre;
• Staatliche Stellen;
• Medien;
• Mitglieder der Öffentlichkeit;

Beachten Sie, dass die Weitergabe von Mitteilungen immer noch vom Thema abhängt. Nicht alle Kommunikationsangelegenheiten sollten mit allen Beteiligten auf dieser Liste geteilt werden.

• Wann wird Ihre Organisation kommunizieren?

Dieser Aspekt hängt auch ab von das Thema oder die Kürze der Zeit.

Wann wird Ihr Unternehmen zum Beispiel ein nicht konformes Produkt melden?

Wie lange wird Ihr Unternehmen warten, bis Sie eine Änderung am Standort Ihres Lagers mitteilen?

Wann sollte Ihre Organisation Folgendes mitteilen Akteure über wichtige Entwicklungen in der QMS?

In einigen Fällen können gesetzliche oder vertragliche Anforderungen diese Entscheidung beeinflussen.

• Wer wird kommunizieren?

Ähnlich wie bei der vorangegangenen Entscheidung stützt sich diese Entscheidung auf die Schweregrad der Informationen.

Zum Beispiel, ein Projektteam können kleine Nichtkonformitäten mitteilen, während CEOs sollten kritische Fehler mitteilen.

Außerdem können einige beauftragte Personen oder Vertreter Informationen an die Medien weitergeben.

• Wie wird Ihre Organisation kommunizieren?

Es gibt verschiedene Möglichkeiten, wie Ihre Organisation kommunizieren kann. Manche Wege funktionieren jedoch besser als andere, da die Informationen variieren und eine Vielzahl von Parteien beteiligt sind.

Je nachdem, was Sie kommunizieren müssen, kann Ihr Unternehmen E-Mails, Pressemitteilungen, persönliche Gespräche, Sitzungen, Anrufe oder Textnachrichten verwenden.

Bereiten Sie Ihre Kommunikation vor und planen Sie sie

ISO 9001:2015 ist es nicht erforderlich, dass Ihr Kommunikationsplan Teil der dokumentierten Informationen ist.

Nichtsdestotrotz sollte Ihr Kommunikationsplan in die dokumentierten Informationen aufgenommen werden. macht die Arbeit weniger kompliziert.

Wenn zum Beispiel der CEO eines kleinen Unternehmens die gesamte Kommunikation übernimmt, muss der Kommunikationsplan nicht dokumentiert werden.

Andererseits ist ein dokumentierter Plan ratsam, wenn es sich um eine komplexere Situation handelt, in der viele Personen mit verschiedenen Parteien, zu verschiedenen Themen und auf verschiedene Weise kommunizieren.

Beachten Sie, dass diese Anforderungen sowohl für die interne als auch für die externe Kommunikation gelten.

Denken Sie daran, festzulegen, wie Sie Ihren Mitarbeitern wichtige QMS-Informationen vermitteln werden.

Organisationen stehen heute unter dem Druck, die Kommunikation mit ihren Kunden, Lieferanten und anderen Interessengruppen zu verbessern. Die neue Norm ISO 9001:2015 für Qualitätsmanagementsysteme (QMS) enthält Anforderungen für eine verbesserte Kommunikation, die den Organisationen helfen, diese Erwartungen zu erfüllen.

Um nach der neuen Norm zertifiziert zu werden, müssen Organisationen wirksame Methoden für die Kommunikation mit ihren interessierten Parteien einführen und beibehalten. Dazu gehört auch die Festlegung der zu übermittelnden Informationen sowie der Empfänger und der Art und Weise, wie sie übermittelt werden sollen.

Die neue Norm verlangt auch, dass Organisationen bei der Planung und Umsetzung ihrer Kommunikationsaktivitäten die spezifischen Bedürfnisse und Erwartungen ihrer interessierten Parteien berücksichtigen. Mit anderen Worten: Organisationen müssen sich Gedanken darüber machen, was ihre Stakeholder wissen wollen und müssen, und dann dafür sorgen, dass die richtigen Informationen auf wirksame Weise vermittelt werden.

Schließlich verlangt die ISO 9001:2015 von den Organisationen, dass sie ihre Kommunikationsaktivitäten regelmäßig bewerten und bei Bedarf Maßnahmen zu deren Verbesserung ergreifen. Wenn Organisationen diese Anforderungen befolgen, können sie sicher sein, dass sie mit ihren Interessengruppen über alle Aspekte ihres QMS effektiv kommunizieren.

Darüber hinaus empfiehlt die QSE Academy, im Vorfeld einen Kommunikationsplan zu erstellen.

Wenn Ihr Unternehmen bis zur letzten Minute wartet, riskieren Sie Fehler, die Ihrer Glaubwürdigkeit, Ihrem Image und Ihrem Ruf schaden könnten.

Denken Sie daran, dass ein gutes QMS auch die Erstellung eines guten Kommunikationsplans bedeutet.

In den von den ISO-Experten der QSE Academy erstellten Toolkits können Sie mehr über die Anforderungen der ISO 9001:2015 erfahren.